Mahnung schreiben
in 30 Sekunden
Erstellen Sie rechtssichere Mahnungen mit professionellen Vorlagen – von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur 3. Mahnung. Automatisch, rechtssicher, zeitsparend.
Keine juristischen Fehler. Keine Zeitverschwendung. Kein manuelles Nachverfolgen von Zahlungsfristen.
98% weniger Zahlungsausfälle
Kostenlos testen – keine Kreditkarte erforderlich
Die 5 Mahnstufen im Überblick
So funktioniert ein professionelles Mahnwesen – von der freundlichen Erinnerung bis zum Inkasso
Zahlungserinnerung (freundlich)
3-7 Tage nach Fälligkeit
Freundlich & höflich
Keine zusätzlichen Gebühren
Eine freundliche Erinnerung, dass die Zahlung überfällig ist. Oft liegt es nur an einem Versehen. Diese Erinnerung ist rechtlich noch keine offizielle Mahnung, erhöht aber bereits die Zahlungsbereitschaft erheblich.
1. Mahnung (offiziell)
14 Tage nach Fälligkeit
Bestimmt & sachlich
Mahngebühr 5-10€
Die erste offizielle Mahnung. Ab hier befindet sich der Schuldner rechtlich im Verzug. Sie können Mahngebühren (5-10€) und Verzugszinsen berechnen. Die Mahnung muss bestimmt, aber sachlich formuliert sein. Setzen Sie eine neue Zahlungsfrist von 7-10 Tagen.
2. Mahnung (dringend)
21-28 Tage nach Fälligkeit
Nachdrücklich & ernst
Mahngebühr 10€ + Verzugszinsen
Die zweite Mahnung verschärft den Ton. Weisen Sie auf die bereits angefallenen Verzugszinsen hin und kündigen Sie rechtliche Schritte an, falls keine Zahlung erfolgt. Die Zahlungsfrist sollte auf 5-7 Tage verkürzt werden. Erwägen Sie eine Zustellung per Einschreiben.
3. Mahnung (Letzte Mahnung)
35-42 Tage nach Fälligkeit
Ultimativ & rechtlich
Mahngebühr + volle Zinsen
Die letzte Mahnung vor rechtlichen Schritten. Setzen Sie eine Ultimativfrist (meist 3-5 Tage) und kündigen Sie konkret an, dass Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder ein Inkassobüro beauftragen werden. Versenden Sie diese Mahnung per Einschreiben mit Rückschein.
Inkasso / Gerichtliches Mahnverfahren
Nach 45+ Tagen
Inkasso oder Gericht
Dem Schuldner berechnet
Wenn alle Mahnungen erfolglos waren, haben Sie zwei Optionen: Ein Inkassobüro beauftragen (schnell, aber Provision) oder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten (günstiger, aber langsamer). Beim Mahnbescheid trägt der Schuldner alle Verfahrenskosten.
Rechtssicher mahnen. Automatisch Geld einziehen.
Mit Billing Factory automatisieren Sie Ihr komplettes Mahnwesen – von der ersten Erinnerung bis zum Inkasso
Automatische Mahnläufe
"Ich vergesse ständig, Mahnungen zu verschicken" – Nicht mehr. Billing Factory überwacht automatisch alle Zahlungsfristen und versendet Mahnungen zum richtigen Zeitpunkt. Sie müssen nichts mehr manuell nachverfolgen.
Rechtssichere Vorlagen
"Ich bin unsicher, was rechtlich in eine Mahnung gehört" – Unsere von Juristen geprüften Vorlagen enthalten alle Pflichtangaben nach BGB. Verzugszinsen, Mahngebühren und Fristen werden automatisch korrekt berechnet.
5 Eskalationsstufen
"Wie streng soll ich mahnen?" – Das System eskaliert schrittweise: Freundliche Erinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung → 3. Mahnung → Inkasso. Jede Stufe mit passender Tonalität und automatisch verlängerten Fristen.
Automatische Verzugszinsen
"Ich weiß nie, wie viele Verzugszinsen ich berechnen darf" – Das System berechnet automatisch die korrekten Zinsen nach BGB § 288: 5% über Basiszins (B2C) bzw. 9% über Basiszins (B2B). Tagesgenau und rechtssicher.
Vollständiges Tracking
"Ich verliere den Überblick, welcher Kunde in welcher Mahnstufe ist" – Das Dashboard zeigt Ihnen alle offenen Mahnungen, Mahnhistorie pro Kunde und eine Timeline aller verschickten Erinnerungen. Immer den vollen Überblick.
Mahngebühren automatisch
"Darf ich überhaupt Mahngebühren verlangen?" – Ja! Das System fügt automatisch angemessene Mahnkosten hinzu (5-10€ pro Mahnung je nach Stufe). Diese Kosten sind rechtlich zulässig und werden dem Schuldner transparent berechnet.
Echtzeit-Benachrichtigungen
"Ich erfahre zu spät von Zahlungseingängen" – Sie werden sofort benachrichtigt, wenn eine Zahlung eingeht oder eine neue Mahnstufe erreicht wird. Per E-Mail, SMS oder direkt im Dashboard.
Automatischer Versand
"Das manuelle Verschicken kostet zu viel Zeit" – Mahnungen werden automatisch per E-Mail verschickt (mit Lesebestätigung). Für wichtige Mahnungen können Sie auch Einschreiben direkt aus der Software beauftragen.
Inkasso-Integration
"Was passiert nach der 3. Mahnung?" – Mit einem Klick übergeben Sie hartnäckige Fälle an unser Partner-Inkassobüro. Alle Dokumente werden automatisch übermittelt. Sie bleiben über jeden Schritt informiert.
Was muss in eine Mahnung rein?
Diese Pflichtangaben gehören in jede rechtssichere Mahnung – alle werden von Billing Factory automatisch eingefügt
Vollständige Absender- und Empfängerdaten
Name, Adresse, Kontaktdaten von Gläubiger und Schuldner. Bei Firmen: vollständige Firmenbezeichnung, Rechtsform, ggf. Handelsregister-Nummer.
Eindeutige Bezeichnung als "Mahnung"
Der Begriff "Mahnung" oder "1. Mahnung" muss klar im Betreff oder in der Überschrift stehen. Dies setzt den Schuldner rechtlich in Verzug.
Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
Eindeutige Referenz zur ursprünglichen Rechnung, damit der Schuldner die Forderung zuordnen kann. Inklusive Rechnungsbetrag und Fälligkeitsdatum.
Offener Rechnungsbetrag
Der noch ausstehende Betrag muss klar benannt werden – inklusive bereits angefallener Verzugszinsen und Mahngebühren der vorherigen Mahnstufen.
Neue Zahlungsfrist
Setzen Sie eine konkrete neue Frist (z.B. "Bitte zahlen Sie bis zum 15.12.2025"). Die Frist sollte angemessen sein (7-14 Tage bei 1. Mahnung, kürzer bei späteren Mahnstufen).
Verzugszinsen und Mahngebühren
Berechnung der Verzugszinsen nach BGB § 288 (5% bzw. 9% über Basiszins) sowie angemessene Mahnkosten (5-10€). Diese müssen transparent aufgeschlüsselt werden.
Bankverbindung
IBAN, BIC und Kontoinhaber müssen angegeben sein, damit der Schuldner zahlen kann. Optional: Hinweis auf andere Zahlungswege (PayPal, Kreditkarte etc.).
Hinweis auf rechtliche Konsequenzen
Bei wiederholten Mahnungen sollten Sie auf mögliche rechtliche Schritte hinweisen: gerichtliches Mahnverfahren, Inkasso, Schufa-Eintrag. Dies erhöht die Zahlungsbereitschaft.
Sehr geehrter Herr Mustermann,
zu unserer Rechnung Nr. RE-2025-001234 vom 15.11.2025 über einen Betrag von 2.450,00 EUR konnten wir bisher keinen Zahlungseingang feststellen.
Das Zahlungsziel war der 29.11.2025.
Wir bitten Sie, den Betrag bis zum 19.02.2026 auf folgendes Konto zu überweisen:
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Firma GmbH
Diese Vorlage enthält alle Pflichtangaben und wird von Billing Factory automatisch ausgefüllt!
Rechtliche Grundlagen des Mahnwesens
Was Sie über Verzugszinsen, Mahngebühren und gesetzliche Regelungen wissen müssen
BGB § 286 – Verzug
Bürgerliches Gesetzbuch
Der Schuldner kommt in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach Fälligkeit der Leistung nicht zahlt. Bei Geschäften mit Verbrauchern ist eine Mahnung erforderlich. Bei Geschäften zwischen Unternehmern tritt Verzug automatisch 30 Tage nach Fälligkeit ein.
Wichtig:
Eine formelle Mahnung ist nicht zwingend erforderlich, beschleunigt aber den Verzugseintritt und erhöht die Durchsetzbarkeit.
BGB § 288 – Verzugszinsen
Zinssätze bei Zahlungsverzug
Im Verzugsfall können Verzugszinsen berechnet werden. Die Höhe ist gesetzlich geregelt:
B2C (Verbraucher):
5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
Aktuell ca. 8,62% p.a. (Stand: Feb 2026)
B2B (Unternehmen):
9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
Aktuell ca. 12,62% p.a. (Stand: Feb 2026)
BGB § 280 – Schadensersatz
Mahnkosten & Verzugsschaden
Neben Verzugszinsen können Sie auch Schadensersatz für entstandene Mahnkosten verlangen. Dies umfasst:
- Mahngebühren (pauschal 5-10€ je Mahnung)
- Porto- und Versandkosten (inkl. Einschreiben)
- Anwalts- oder Inkassokosten
- Verwaltungsaufwand (nachweisbar)
Gerichtliches Mahnverfahren
Mahnbescheid beantragen
Wenn alle Mahnungen erfolglos bleiben, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten:
- 1. Online-Antrag beim zentralen Mahnverfahren einreichen
- 2. Gericht prüft formal und erlässt Mahnbescheid
- 3. Mahnbescheid wird dem Schuldner zugestellt
- 4. Bei Widerspruch: reguläres Gerichtsverfahren
- 5. Ohne Widerspruch: Vollstreckungsbescheid + Zwangsvollstreckung
Alle Verfahrenskosten trägt der Schuldner, wenn er den Mahnbescheid nicht widerspricht oder im anschließenden Verfahren unterliegt.
Praxistipps für rechtssicheres Mahnen
Dokumentieren Sie alles
Speichern Sie alle Mahnungen, Versandbestätigungen und Zahlungseingänge. Dies ist im Streitfall wichtig.
Versenden Sie Mahnungen per E-Mail mit Lesebestätigung
Für die 2. und 3. Mahnung empfiehlt sich zusätzlich ein Einschreiben mit Rückschein.
Bleiben Sie professionell
Auch bei der 3. Mahnung: sachlich, höflich, bestimmt. Emotionale oder beleidigende Formulierungen schwächen Ihre Position.
Bieten Sie Ratenzahlung an
Oft ist der Schuldner zahlungswillig, aber nicht liquide. Eine Ratenzahlung ist besser als ein langwieriger Rechtsstreit.
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Sie über Mahnungen und automatisches Mahnwesen wissen müssen
Was muss in einer Mahnung enthalten sein?
Eine rechtssichere Mahnung muss folgende Pflichtangaben enthalten:
- Vollständige Firmen- und Kontaktdaten von Gläubiger und Schuldner
- Eindeutige Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Rechnung
- Offener Rechnungsbetrag mit Zahlungsziel
- Neue Zahlungsfrist für die Mahnung
- Hinweis auf Verzug und mögliche Konsequenzen
- Verzugszinsen und Mahngebühren (falls zutreffend)
- Bankverbindung für die Zahlung
Billing Factory fügt alle diese Pflichtangaben automatisch ein und berechnet Zinsen sowie Gebühren korrekt.
Wann sollte man eine Mahnung schreiben?
Eine Mahnung sollten Sie versenden, sobald das Zahlungsziel der Rechnung überschritten ist. Empfohlene Timeline:
- Tag 3-7 nach Fälligkeit: Freundliche Zahlungserinnerung (optional, aber empfohlen)
- Tag 14 nach Fälligkeit: 1. offizielle Mahnung
- Tag 21-28: 2. Mahnung mit verschärftem Ton
- Tag 35-42: 3. Mahnung (Letzte Mahnung vor rechtlichen Schritten)
- Ab Tag 45: Gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso
Mit dem automatischen Mahnwesen von Billing Factory werden diese Fristen automatisch eingehalten – Sie müssen nichts mehr manuell nachverfolgen.
Wie viele Mahnungen muss man schreiben?
Rechtlich gibt es keine festgelegte Anzahl an Mahnungen. Schon nach der 1. Mahnung befindet sich der Schuldner im Verzug, und Sie könnten theoretisch rechtliche Schritte einleiten.
In der Praxis haben sich jedoch 3 Mahnstufen etabliert:
- Freundliche Zahlungserinnerung – informell, höflich
- 1. Mahnung – offiziell, setzt Verzug in Gang
- 2. Mahnung – nachdrücklich, Ankündigung rechtlicher Schritte
- 3. Mahnung – ultimativ, letzte Mahnung vor Inkasso/Gericht
Danach folgen üblicherweise ein Inkassobüro oder das gerichtliche Mahnverfahren. Billing Factory führt Sie automatisch durch alle Stufen.
Darf man Mahngebühren verlangen?
Ja, Mahngebühren sind zulässig, wenn sie im angemessenen Rahmen bleiben. Sie fallen unter Schadensersatz nach BGB § 280 für den entstandenen Verwaltungsaufwand.
Übliche Mahnkosten:
- 1. Mahnung: 5-10 Euro
- 2. Mahnung: 5-10 Euro
- 3. Mahnung: 10-15 Euro (ggf. plus Einschreiben-Kosten)
Zusätzlich können Sie Verzugszinsen berechnen:
- B2C (Verbraucher): 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
- B2B (Unternehmen): 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
Billing Factory berechnet Mahngebühren und Verzugszinsen automatisch und rechtssicher nach aktueller Gesetzeslage.
Was passiert nach der 3. Mahnung?
Nach der 3. Mahnung ohne Zahlungseingang haben Sie zwei Hauptoptionen:
1. Inkassobüro beauftragen:
- Schneller und unkomplizierter Prozess
- Das Inkassobüro übernimmt die komplette Forderungseintreibung
- Kosten: Provision vom eingetriebenen Betrag (ca. 10-30%)
- Vorteil: Sie müssen sich um nichts mehr kümmern
2. Gerichtliches Mahnverfahren einleiten:
- Günstiger als Inkasso (Gerichtskosten ca. 32-70€)
- Online-Antrag beim zentralen Mahnverfahren möglich
- Bei Erfolg: Mahnbescheid und danach Vollstreckungsbescheid
- Alle Kosten trägt der Schuldner
- Nachteil: Langsamer Prozess (mehrere Wochen bis Monate)
Mit Billing Factory können Sie beide Wege direkt aus der Software heraus einleiten – alle relevanten Dokumente werden automatisch vorbereitet.
Brauche ich einen Anwalt für Mahnungen?
Nein, für normale Mahnungen benötigen Sie keinen Anwalt. Das Mahnwesen ist ein außergerichtliches Verfahren, das Sie selbst durchführen können.
Sie können selbst mahnen:
- Alle Mahnungen bis zur 3. Mahnung
- Gerichtliches Mahnverfahren (online beantragen)
- Beauftragung eines Inkassobüros
Anwalt wird erst nötig bei:
- Widerspruch gegen den Mahnbescheid (dann Klage erforderlich)
- Komplexen rechtlichen Fragestellungen
- Streit über die Höhe oder Berechtigung der Forderung
Billing Factory bietet rechtssichere Vorlagen und automatisiert den kompletten Mahnprozess – Sie benötigen keine juristischen Vorkenntnisse.
Kann ich Mahnungen auch per E-Mail verschicken?
Ja, Mahnungen per E-Mail sind rechtlich vollkommen zulässig und werden heute von den meisten Unternehmen genutzt.
Vorteile von E-Mail-Mahnungen:
- Sofortiger Versand (keine Postlaufzeiten)
- Kostengünstig (keine Porto-Kosten)
- Lesebestätigungen möglich (Nachweis der Zustellung)
- Umweltfreundlich
Best Practice:
- 1. Mahnung: per E-Mail mit Lesebestätigung
- 2. Mahnung: per E-Mail mit Lesebestätigung
- 3. Mahnung: per E-Mail UND zusätzlich per Einschreiben mit Rückschein
Billing Factory versendet Mahnungen automatisch per E-Mail und dokumentiert alle Zustellungen. Für wichtige Mahnungen können Sie direkt aus der Software ein Einschreiben beauftragen.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, haben aber rechtlich unterschiedliche Bedeutungen:
Zahlungserinnerung:
- Freundlicher, informeller Hinweis auf überfällige Zahlung
- Setzt den Schuldner NICHT automatisch in Verzug
- Keine Verzugszinsen oder Mahngebühren
- Ton: höflich, entgegenkommend
- Zeitpunkt: 3-7 Tage nach Fälligkeit
Mahnung (1., 2., 3.):
- Offizielle Aufforderung zur Zahlung
- Setzt den Schuldner rechtlich in Verzug (ab 1. Mahnung)
- Berechtigt zu Verzugszinsen und Mahngebühren
- Ton: bestimmt, sachlich, eskalierend
- Zeitpunkt: ab 14 Tagen nach Fälligkeit
Empfehlung: Beginnen Sie mit einer freundlichen Zahlungserinnerung. In vielen Fällen liegt nur ein Versehen vor, und die Zahlung erfolgt sofort. Dies schont die Kundenbeziehung und ist effizienter.
Billing Factory unterscheidet automatisch zwischen Zahlungserinnerung und offiziellen Mahnungen und wählt jeweils den passenden Ton.
Bereit, Ihr Geld schneller zu bekommen?
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Automatisieren Sie Ihr Mahnwesen: Zahlungserinnerungen und Mahnungen gehen pünktlich raus, ohne dass Sie daran denken müssen. Rechtssicher, automatisch, zeitsparend.
Warum ich das automatische Mahnwesen gebaut habe
Ich kenne das Problem nur zu gut. Als Unternehmer habe ich Kunden beraten, Projekte abgewickelt, Rechnungen geschrieben – und dann kam das Warten. Und Warten. Und noch mehr Warten.
Ich musste mich ständig fragen: "Wann war nochmal die Frist? Habe ich schon gemahnt? War das jetzt die 1. oder 2. Mahnung?" Das manuelle Mahnwesen hat mich Stunden pro Woche gekostet – Zeit, die ich viel besser in mein Geschäft hätte investieren können.
Also habe ich das automatische Mahnwesen in Billing Factory eingebaut. Ein System, das alle Zahlungsfristen überwacht, zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Mahnungen versendet und alles dokumentiert. Rechtssicher, automatisch, ohne dass ich mich darum kümmern muss.
Das Ergebnis? Heute bekommen unsere Kunden ihr Geld im Durchschnitt 14 Tage schneller. Zahlungsausfälle sind um 85% gesunken. Und niemand muss mehr manuell Fristen nachverfolgen oder sich Gedanken über die rechtskonforme Formulierung machen. Das System erledigt alles – während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.