Die YouTrack Zeiterfassung abrechnen ist für viele IT-Dienstleister und Entwicklerteams eine zeitraubende Herausforderung. YouTrack von JetBrains ist ein leistungsstarkes Issue-Tracking- und Projektmanagement-Tool, das eine präzise Zeiterfassung ermöglicht. Doch wenn es darum geht, diese erfassten Zeiten in abrechenbare Rechnungen zu verwandeln, beginnt oft mühsame Handarbeit. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie den Prozess der YouTrack Zeiterfassung automatisch abrechnen können.
Was ist YouTrack und warum ist die Zeiterfassung wichtig?
YouTrack ist eine beliebte Projektmanagement- und Issue-Tracking-Lösung von JetBrains, die insbesondere in der Softwareentwicklung weit verbreitet ist. Die integrierte Zeiterfassungsfunktion ermöglicht es Entwicklern und Teams, ihre Arbeitszeit direkt an Issues, Tasks und Projekten zu tracken.
Vorteile der YouTrack Zeiterfassung:
- Präzise Zeitbuchung direkt am Ticket oder Issue
- Automatische Berechnung von aufgewendeten Stunden
- Detaillierte Berichte über Zeitaufwände pro Projekt
- Integration in den Development-Workflow
- Transparenz für Kunden und interne Controlling-Zwecke
Für IT-Dienstleister, Agenturen und Freelancer ist die exakte Zeiterfassung die Grundlage für eine korrekte Abrechnung. Doch hier beginnt das Problem: YouTrack ist hervorragend für die Erfassung, aber nicht für die Rechnungserstellung konzipiert.
Die Herausforderung: YouTrack Zeiterfassung manuell abrechnen
Viele Unternehmen kämpfen mit einem ineffizienten Prozess, wenn sie ihre YouTrack Zeiterfassung abrechnen möchten:
Typische manuelle Schritte:
- Zeitdaten exportieren aus YouTrack (CSV oder über API)
- Daten bereinigen und in Excel/Google Sheets übertragen
- Zeiten kategorisieren nach Projekten, Kunden oder Tätigkeiten
- Stundensätze zuordnen (oft unterschiedlich je nach Projekt oder Mitarbeiter)
- Beträge berechnen (Stunden × Stundensatz)
- Rechnungspositionen erstellen in separater Buchhaltungssoftware
- Rechnung formatieren und für Versand vorbereiten
- Qualitätskontrolle durchführen
Probleme dieser manuellen Vorgehensweise:
- Zeitaufwand: 2-4 Stunden pro Abrechnungsperiode
- Fehleranfälligkeit: Manuelle Übertragungen führen zu Tippfehlern
- Inkonsistenz: Verschiedene Mitarbeiter rechnen unterschiedlich ab
- Verzögerungen: Rechnungen werden verspätet erstellt
- Fehlende Nachvollziehbarkeit: Schwierigkeiten bei der Prüfung
Gerade bei mehreren Projekten und Kunden wird dieser Prozess schnell zum administrativen Albtraum. Zeit, die Sie produktiv für Ihr Kerngeschäft nutzen könnten, geht für manuelle Datentransformation verloren.
Die Lösung: YouTrack Zeiterfassung automatisch abrechnen mit BillingFactory
BillingFactory ist eine spezialisierte Abrechnungssoftware, die entwickelt wurde, um genau dieses Problem zu lösen. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre YouTrack Zeiterfassung automatisch abrechnen zu lassen – ohne manuelle Zwischenschritte.
Wie funktioniert BillingFactory mit YouTrack?
Die Integration zwischen YouTrack und BillingFactory erfolgt nahtlos über die YouTrack-REST-API:
Schritt 1: Verbindung herstellen
- Einmalige Konfiguration der YouTrack-API-Zugangsdaten in BillingFactory
- Authentifizierung über API-Token (sicher und GDPR-konform)
- Automatische Synchronisierung der Projektstrukturen
Schritt 2: Zeitdaten importieren
- Automatischer Import aller erfassten Zeiteinträge aus YouTrack
- Filterung nach Projekten, Zeiträumen oder Mitarbeitern
- Echtzeit-Synchronisation oder geplante Batch-Imports
Schritt 3: Automatische Zuordnung
- Intelligente Zuordnung von Zeiteinträgen zu Kunden und Projekten
- Automatische Anwendung hinterlegter Stundensätze
- Kategorisierung nach Leistungsarten oder Tätigkeiten
Schritt 4: Rechnungserstellung
- Automatische Berechnung der Rechnungsbeträge
- Professionelle Rechnungsformatierung nach deutschen Standards
- Ein-Klick-Erstellung oder automatisierte periodische Rechnungen
Konkrete Vorteile der automatisierten Abrechnung:
Zeitersparnis: Reduzierung des Aufwands um bis zu 90 Prozent – aus 3 Stunden werden 15 Minuten
Fehlerminimierung: Keine manuellen Übertragungsfehler mehr, da Daten direkt aus YouTrack übernommen werden
Konsistenz: Einheitliche Abrechnungsprozesse über alle Projekte und Mitarbeiter hinweg
Schnelligkeit: Rechnungen können sofort nach Projektabschluss oder zu festen Stichtagen erstellt werden
Transparenz: Vollständige Nachvollziehbarkeit von der erfassten Zeit bis zur Rechnungsposition
Compliance: Automatische Einhaltung deutscher Rechnungsstandards und GDPR-Anforderungen
YouTrack Zeiterfassung abrechnen: Best Practices für optimale Ergebnisse
Um das Maximum aus der Automatisierung herauszuholen, empfehlen wir folgende Best Practices:
1. Strukturierte Zeiterfassung in YouTrack
Einheitliche Benennungen: Verwenden Sie konsistente Projekt- und Tasknamen in YouTrack, damit die automatische Zuordnung reibungslos funktioniert.
Kategorisierung: Nutzen Sie YouTrack-Tags oder Custom Fields, um Tätigkeiten zu kategorisieren (z.B. “Entwicklung”, “Beratung”, “Testing”).
Regelmäßige Erfassung: Ermutigen Sie Ihr Team, Zeiten zeitnah zu erfassen – nicht erst am Monatsende.
2. Konfiguration in BillingFactory
Stundensätze hinterlegen: Definieren Sie projektspezifische oder mitarbeiterspezifische Stundensätze in BillingFactory.
Abrechnungsregeln festlegen: Legen Sie fest, welche Zeiteinträge abrechenbar sind und welche nicht (z.B. interne Meetings ausschließen).
Rundungsregeln: Definieren Sie, ob und wie Zeiteinträge gerundet werden sollen (z.B. auf volle 15-Minuten-Intervalle).
3. Workflow-Integration
Automatische Synchronisation: Richten Sie tägliche oder wöchentliche automatische Imports ein.
Freigabeprozesse: Implementieren Sie einen Review-Schritt, bei dem Projektleiter die Zeiteinträge vor der Abrechnung prüfen können.
Benachrichtigungen: Nutzen Sie E-Mail-Benachrichtigungen bei erfolgreicher Rechnungserstellung oder Fehlern.
Praktisches Beispiel: IT-Agentur rechnet YouTrack-Zeiten ab
Ausgangssituation: Die fiktive IT-Agentur “DevSolutions GmbH” betreut fünf Kunden mit insgesamt 12 aktiven Projekten. 8 Entwickler erfassen ihre Zeiten in YouTrack. Bisher wurde einmal monatlich manuell abgerechnet, was durchschnittlich 5 Stunden Arbeitszeit erforderte.
Implementierung mit BillingFactory:
-
Tag 1-2: Einrichtung der YouTrack-Integration in BillingFactory
- API-Token erstellt und in BillingFactory hinterlegt
- Projektzuordnungen konfiguriert (YouTrack-Projekte → BillingFactory-Kunden)
- Stundensätze pro Projekt definiert (85-120 EUR/Stunde je nach Komplexität)
-
Tag 3: Testlauf mit Vormonatsdaten
- Import von ca. 320 Zeiteinträgen aus dem Vormonat
- Überprüfung der automatischen Zuordnungen (98 Prozent korrekt)
- Manuelle Korrektur der 2 Prozent Abweichungen
-
Laufender Betrieb (ab Tag 4):
- Wöchentliche automatische Synchronisation jeden Montag
- Am Monatsende: Projektleiter prüft Zeiteinträge in BillingFactory
- Ein Klick auf “Rechnung erstellen” pro Kunde
- Rechnungen werden automatisch als PDF generiert und können direkt versendet werden
Ergebnis:
- Zeitersparnis: Von 5 Stunden auf 30 Minuten pro Monat (90 Prozent Reduktion)
- Schnellerer Cashflow: Rechnungen gehen bereits am 1. des Folgemonats raus statt am 5.-7.
- Höhere Genauigkeit: Keine Übertragungsfehler mehr, vollständige Erfassung aller Zeiten
- Zufriedenere Mitarbeiter: Kein administrativer Overhead mehr für Entwickler
- ROI: Die eingesparte Zeit amortisiert die BillingFactory-Lizenz bereits im ersten Monat
Kosten und Wirtschaftlichkeit
Die Investition in eine automatisierte Lösung zum YouTrack Zeiterfassung abrechnen rechnet sich in den meisten Fällen sehr schnell:
Typische Kosteneinsparungen:
Personalkosten: Bei 4 Stunden manuellem Aufwand pro Monat und einem internen Stundensatz von 50 EUR sparen Sie 200 EUR monatlich, also 2.400 EUR jährlich.
Fehlerkosten: Nicht abgerechnete Stunden oder Tippfehler können schnell 500-1.000 EUR pro Jahr kosten.
Opportunitätskosten: Die gesparte Zeit kann für produktive, abrechenbare Tätigkeiten genutzt werden.
Investition in BillingFactory:
BillingFactory bietet flexible Preismodelle, die sich an der Unternehmensgröße orientieren. Die monatlichen Kosten liegen typischerweise deutlich unter den eingesparten Personalkosten, sodass sich die Lösung bereits im ersten Monat amortisiert.
Weitere Vorteile:
- Keine Setup-Gebühren
- Schnelle Implementierung (1-3 Tage)
- Deutschsprachiger Support
- GDPR-konform und auf deutschen Servern gehostet
YouTrack Zeiterfassung abrechnen: Alternativen und Vergleich
Es gibt verschiedene Ansätze, um YouTrack-Zeitdaten abzurechnen. Hier ein objektiver Vergleich:
Option 1: Manuelle Excel-Methode
Vorteile:
- Keine zusätzlichen Kosten
- Volle Kontrolle über jeden Schritt
Nachteile:
- Sehr zeitaufwendig (2-5 Stunden pro Abrechnung)
- Hohe Fehlerquote
- Nicht skalierbar
- Keine Automatisierung möglich
Geeignet für: Einzelunternehmer mit wenigen Projekten (max. 2-3 pro Monat)
Option 2: Zapier/Make.com Integration
Vorteile:
- Flexible Workflow-Automatisierung
- Viele Integrationsmöglichkeiten
Nachteile:
- Erfordert technisches Know-how
- Oft fehlen rechnungsspezifische Funktionen
- Zusätzliche Tools für PDF-Erstellung nötig
- Wartungsaufwand für Workflows
Geeignet für: Tech-versierte Teams mit individuellen Anforderungen
Option 3: Spezialisierte Software wie BillingFactory
Vorteile:
- Komplett automatisiert
- Rechnungsspezifische Funktionen integriert
- Deutsche Compliance out-of-the-box
- Professioneller Support
- Keine Programmierkenntnisse nötig
Nachteile:
- Monatliche Lizenzkosten
- Abhängigkeit von einem Anbieter
Geeignet für: Alle Unternehmensgrößen, die regelmäßig YouTrack-Zeiten abrechnen (ab 3-4 Rechnungen pro Monat wirtschaftlich)
Option 4: Eigenentwicklung via YouTrack-API
Vorteile:
- Maximale Anpassbarkeit
- Einmalige Entwicklungskosten
Nachteile:
- Hohe initiale Entwicklungskosten (5.000-15.000 EUR)
- Wartungsaufwand und Updates erforderlich
- Binding von Entwicklerressourcen
- Kein Support verfügbar
Geeignet für: Größere Unternehmen mit spezifischen Anforderungen und eigenen Entwicklerressourcen
Integration mit anderen Tools im Tech-Stack
BillingFactory lässt sich nicht nur mit YouTrack, sondern auch mit anderen Tools kombinieren:
Buchhaltungssoftware
- DATEV: Direkter Export von Rechnungen für Steuerberater
- lexoffice, sevDesk: Automatische Synchronisation von Rechnungsdaten
- Sage, Microsoft Dynamics: Enterprise-Integration möglich
Zahlungssysteme
- PayPal, Stripe: Automatische Zahlungsverfolgung
- SEPA-Lastschrift: Integration für wiederkehrende Zahlungen
CRM-Systeme
- Salesforce, HubSpot: Synchronisation von Kundendaten
- Pipedrive: Automatische Aktualisierung von Deal-Werten
Diese Integrationen schaffen ein nahtloses Ökosystem, in dem die YouTrack-Zeiterfassung der Startpunkt eines vollautomatischen Prozesses bis hin zur Buchhaltung ist.
Sicherheit und Datenschutz bei der YouTrack-Integration
Bei der Integration von YouTrack mit externen Tools ist Datenschutz besonders wichtig:
GDPR-Compliance mit BillingFactory:
Datenminimierung: Es werden nur die notwendigen Daten (Zeiteinträge, Projektinformationen) übertragen.
Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen über SSL/TLS-verschlüsselte Verbindungen.
Serverstandort: BillingFactory hostet alle Daten auf deutschen Servern (Frankfurt am Main).
Zugriffskontrolle: Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf Abrechnungsdaten zugreifen können.
Audit-Logs: Vollständige Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen.
Datenlöschung: Automatische Löschung nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Best Practices für sichere Integration:
-
API-Token statt Passwörter: Nutzen Sie YouTrack-API-Tokens mit minimalen Berechtigungen (nur Lesezugriff auf Zeiteinträge).
-
Regelmäßige Berechtigungsprüfung: Überprüfen Sie quartalsweise, welche Mitarbeiter Zugriff auf die Integration haben.
-
Zwei-Faktor-Authentifizierung: Aktivieren Sie 2FA sowohl in YouTrack als auch in BillingFactory.
-
Datenschutz-Folgenabschätzung: Dokumentieren Sie die Datenflüsse für Ihre GDPR-Compliance.
Erste Schritte: YouTrack Zeiterfassung abrechnen mit BillingFactory
Wenn Sie bereit sind, Ihre YouTrack Zeiterfassung automatisch abrechnen zu lassen, folgen Sie diesen Schritten:
Phase 1: Vorbereitung (1 Tag)
-
Analyse Ihrer aktuellen Prozesse:
- Wie lange dauert die manuelle Abrechnung aktuell?
- Welche Fehlerquellen gibt es?
- Wie viele Rechnungen erstellen Sie pro Monat?
-
YouTrack-Daten prüfen:
- Sind Projekte konsistent benannt?
- Werden Zeiteinträge regelmäßig erfasst?
- Welche Custom Fields werden genutzt?
-
Anforderungen definieren:
- Welche Stundensätze gelten?
- Gibt es projektspezifische Abrechnungsregeln?
- Welche Ausgabeformate benötigen Sie (PDF, Excel, etc.)?
Phase 2: Setup (1-2 Tage)
-
BillingFactory-Account erstellen:
- Registrierung auf www.billing-factory.de
- Unternehmensdaten hinterlegen
- Rechnungsvorlage anpassen
-
YouTrack-Integration konfigurieren:
- API-Token in YouTrack generieren
- Verbindung in BillingFactory herstellen
- Projektzuordnungen vornehmen
-
Testdurchlauf:
- Import von Testdaten aus einem vergangenen Monat
- Überprüfung der Zuordnungen
- Generierung einer Testrechnung
Phase 3: Rollout (1 Woche)
-
Parallelbetrieb:
- Erste echte Abrechnung sowohl manuell als auch mit BillingFactory
- Vergleich der Ergebnisse
- Feintuning der Konfiguration
-
Team-Schulung:
- Einweisung der relevanten Mitarbeiter
- Dokumentation der neuen Prozesse
- Definition von Verantwortlichkeiten
-
Go-Live:
- Umstellung auf vollautomatische Abrechnung
- Deaktivierung der alten manuellen Prozesse
- Monitoring der ersten Live-Abrechnungen
Laufender Betrieb
Wöchentlich:
- Automatische Synchronisation läuft
- Stichprobenartige Prüfung der importierten Zeiten
Monatlich:
- Review der Zeiteinträge durch Projektleiter
- Rechnungserstellung per Klick
- Versand an Kunden
Quartalsweise:
- Optimierung der Abrechnungsregeln
- Feedback-Runde im Team
- Prüfung neuer BillingFactory-Features
Häufige Stolpersteine und wie Sie sie vermeiden
Bei der Umstellung auf automatisierte Abrechnung gibt es typische Herausforderungen:
Problem 1: Inkonsistente Zeiterfassung
Symptom: Einige Mitarbeiter erfassen Zeiten unregelmäßig oder mit unterschiedlichen Formaten.
Lösung:
- Implementieren Sie klare Zeiterfassungsrichtlinien
- Nutzen Sie Erinnerungen in YouTrack
- Führen Sie wöchentliche Reviews ein
- Gamifizieren Sie die Zeiterfassung (z.B. Statistiken im Team-Meeting)
Problem 2: Unklare Projektzuordnungen
Symptom: BillingFactory kann Zeiteinträge nicht automatisch dem richtigen Kunden zuordnen.
Lösung:
- Nutzen Sie eindeutige Projektcodes in YouTrack
- Erstellen Sie eine Mapping-Tabelle (YouTrack-Projekt → Kunde)
- Verwenden Sie Custom Fields für Kundennummern
- Implementieren Sie eine Namenskonvention
Problem 3: Verschiedene Stundensätze
Symptom: Nicht alle Tätigkeiten werden zum gleichen Stundensatz abgerechnet.
Lösung:
- Hinterlegen Sie in BillingFactory verschiedene Leistungsarten
- Nutzen Sie YouTrack-Tags zur Kategorisierung (z.B. “Senior”, “Junior”, “Consulting”)
- Definieren Sie Regelsets für die automatische Zuordnung
- Implementieren Sie einen Review-Schritt für Sonderfälle
Problem 4: Nicht-abrechenbare Zeiten
Symptom: Nicht alle erfassten Zeiten sollen abgerechnet werden (z.B. interne Meetings, R&D).
Lösung:
- Nutzen Sie ein YouTrack-Custom-Field “Abrechenbar: Ja/Nein”
- Definieren Sie Filter in BillingFactory
- Erstellen Sie separate YouTrack-Projekte für interne vs. abrechenbare Tätigkeiten
- Schulen Sie das Team in der korrekten Kategorisierung
Fazit: Effiziente YouTrack Zeiterfassung abrechnen
Die YouTrack Zeiterfassung abrechnen muss kein zeitraubender, fehleranfälliger Prozess sein. Mit der richtigen Automatisierungslösung wie BillingFactory können Sie:
- 90 Prozent der manuellen Arbeit einsparen
- Fehlerquoten drastisch reduzieren
- Rechnungen schneller versenden und damit den Cashflow verbessern
- Ihre Mitarbeiter entlasten von administrativen Aufgaben
- Transparenz schaffen über Projektrentabilität
- Professionelle Rechnungen nach deutschen Standards erstellen
Gerade für IT-Dienstleister, Agenturen und Entwicklerteams, die YouTrack bereits erfolgreich für das Projektmanagement nutzen, ist die automatisierte Abrechnung der logische nächste Schritt zur Prozessoptimierung.
Die Investition in eine spezialisierte Lösung amortisiert sich in den meisten Fällen bereits im ersten Monat durch eingesparte Personalkosten und vermiedene Fehler. Gleichzeitig gewinnen Sie wertvolle Zeit, die Sie in Ihr Kerngeschäft investieren können.
Starten Sie noch heute mit der Automatisierung
BillingFactory bietet Ihnen eine unkomplizierte Lösung, um Ihre YouTrack Zeiterfassung automatisch abrechnen zu lassen. Mit deutscher Serverinfrastruktur, GDPR-Compliance und professionellem Support sind Sie optimal aufgestellt.
Nächste Schritte:
- Analysieren Sie Ihren aktuellen Abrechnungsaufwand
- Berechnen Sie Ihr Einsparpotenzial
- Testen Sie BillingFactory mit Ihren YouTrack-Daten
- Starten Sie innerhalb weniger Tage mit der automatisierten Abrechnung
Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Demo und Beratung:
- E-Mail: info@billing-factory.de
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- Telefon: 04131 927 948 0
Automatisieren Sie Ihre Abrechnung und konzentrieren Sie sich wieder auf das, was Sie am besten können: Exzellente IT-Dienstleistungen liefern.
Kann BillingFactory alle Zeiteinträge aus YouTrack importieren?
Ja, BillingFactory importiert über die YouTrack-REST-API alle Zeiteinträge (Work Items) inklusive Details wie Datum, Dauer, Beschreibung, Benutzer und Projekt. Sie können dabei Filter setzen, um nur bestimmte Projekte, Zeiträume oder Benutzer zu synchronisieren.
Die Synchronisation kann manuell ausgelöst oder automatisch in festgelegten Intervallen (täglich, wöchentlich) durchgeführt werden. Alle Metadaten wie Tags und Custom Fields können ebenfalls übertragen werden.
Wie funktioniert die Zuordnung von YouTrack-Projekten zu Kunden in BillingFactory?
Bei der Einrichtung erstellen Sie in BillingFactory ein Mapping zwischen YouTrack-Projekten und Ihren Kunden. Sie können dabei mehrere YouTrack-Projekte einem Kunden zuordnen oder ein YouTrack-Projekt auf mehrere Kunden aufteilen.
Die Zuordnung erfolgt entweder über Projektcodes, Projektnamen oder Custom Fields in YouTrack. Einmal konfiguriert, erfolgt die Zuordnung vollautomatisch bei jedem Import. BillingFactory merkt sich alle Mappings und wendet sie konsistent an.
Können unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Tätigkeiten oder Mitarbeiter verwendet werden?
Absolut. BillingFactory unterstützt flexible Stundensatzmodelle. Sie können Stundensätze definieren nach: Projekten, Kunden, Mitarbeitern (z.B. Senior vs. Junior), Tätigkeitsarten (z.B. Entwicklung vs. Beratung) oder Kombinationen davon.
Die Zuordnung erfolgt automatisch basierend auf YouTrack-Tags, Custom Fields oder Benutzergruppen. Sie können auch projektspezifische Pauschalen oder Sonderkonditionen hinterlegen. Das System wendet automatisch den korrekten Stundensatz bei der Rechnungserstellung an.
Was passiert, wenn Zeiteinträge in YouTrack nachträglich geändert werden?
BillingFactory synchronisiert bei jedem Import den aktuellen Stand aus YouTrack. Wenn Zeiteinträge noch nicht abgerechnet wurden, werden Änderungen automatisch übernommen. Bereits abgerechnete Einträge werden markiert und standardmäßig nicht mehr verändert.
Sie können in den Einstellungen festlegen, wie mit nachträglichen Änderungen umgegangen werden soll. Optionen sind: Warnung bei Änderungen bereits abgerechneter Zeiten, automatische Erstellung von Korrekturrechnungen oder Sperre von abgerechneten Zeiträumen in YouTrack. Ein Audit-Log protokolliert alle Änderungen für die Nachvollziehbarkeit.
Wie werden nicht-abrechenbare Zeiten (z.B. interne Meetings) behandelt?
Sie haben mehrere Möglichkeiten, nicht-abrechenbare Zeiten zu kennzeichnen: Nutzen Sie ein YouTrack-Custom-Field "Abrechenbar" (Ja/Nein), erstellen Sie separate YouTrack-Projekte für interne Tätigkeiten, verwenden Sie spezielle Tags wie "Internal" oder "Non-Billable", oder definieren Sie Filterregeln nach Aktivitätstypen.
BillingFactory importiert diese Zeiten optional trotzdem für Controlling-Zwecke, schließt sie aber automatisch von der Rechnungserstellung aus. Sie erhalten so vollständige Transparenz über alle Tätigkeiten, während nur abrechenbare Leistungen in Rechnung gestellt werden.
Ist die Integration GDPR-konform und wo werden die Daten gespeichert?
Ja, BillingFactory ist vollständig GDPR-konform. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland (Frankfurt am Main) gespeichert. Die Datenübertragung zwischen YouTrack und BillingFactory erfolgt über verschlüsselte SSL/TLS-Verbindungen.
Es werden nur die notwendigen Daten (Zeiteinträge, Projektinformationen, Benutzernamen) übertragen – keine persönlichen Daten wie E-Mail-Adressen oder Telefonnummern, sofern nicht explizit für Rechnungen erforderlich. Sie haben jederzeit volle Kontrolle über Ihre Daten und können diese exportieren oder löschen. BillingFactory hat ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) verfügbar.
Wie lange dauert die Einrichtung der YouTrack-Integration?
Die technische Einrichtung der Verbindung dauert nur 15-30 Minuten. Sie müssen lediglich einen API-Token in YouTrack generieren und in BillingFactory eintragen. Die Projektsynchronisation erfolgt dann automatisch.
Die vollständige Konfiguration inklusive Projektzuordnungen, Stundensätzen und Abrechnungsregeln nimmt je nach Komplexität 1-3 Tage in Anspruch. BillingFactory bietet geführte Onboarding-Prozesse und Vorlagen für typische Abrechnungsszenarien. Bei Bedarf steht Ihnen auch ein Onboarding-Spezialist zur Verfügung, der Sie durch den Setup-Prozess begleitet.
Welche YouTrack-Versionen werden unterstützt?
BillingFactory unterstützt sowohl YouTrack Cloud (InCloud) als auch selbst gehostete YouTrack-Standalone-Installationen. Die Integration funktioniert ab YouTrack Version 2019.1 und höher, also allen aktuell unterstützten Versionen.
Für selbst gehostete Installationen benötigen Sie lediglich eine Netzwerkverbindung, damit BillingFactory auf Ihre YouTrack-API zugreifen kann. Bei On-Premise-Installationen hinter Firewalls können Sie auch VPN-Verbindungen oder Whitelisting-Optionen nutzen. Die Integration funktioniert identisch unabhängig von der YouTrack-Variante.
Kann ich vor der Rechnungserstellung die importierten Zeiten noch überprüfen und anpassen?
Ja, BillingFactory bietet mehrere Review-Stufen. Nach dem Import sehen Sie alle Zeiteinträge in einer übersichtlichen Liste und können diese filtern, sortieren und bearbeiten. Sie können einzelne Einträge von der Abrechnung ausschließen, Beschreibungen anpassen oder Stundensätze überschreiben.
Vor der finalen Rechnungserstellung wird Ihnen eine Vorschau angezeigt mit allen Positionen, Summen und angewendeten Stundensätzen. Sie können auch Freigabe-Workflows definieren, bei denen z.B. ein Projektleiter alle Zeiteinträge prüft, bevor sie zur Rechnungserstellung freigegeben werden. Erst nach Ihrer expliziten Bestätigung wird die finale Rechnung erstellt.
Welche Ausgabeformate werden für die Rechnungen unterstützt?
BillingFactory generiert Rechnungen standardmäßig als professionelle PDF-Dokumente nach deutschen Rechnungsstandards (GoBD-konform). Zusätzlich können Sie Rechnungen auch als Excel, CSV oder XML exportieren – ideal für die Weiterverarbeitung in Buchhaltungssystemen.
Die PDF-Rechnungen sind vollständig anpassbar mit Ihrem Corporate Design, Logo und individuellen Texten. Sie können mehrere Rechnungsvorlagen für verschiedene Kundentypen oder Sprachen (Deutsch, Englisch) hinterlegen. Rechnungen können direkt aus BillingFactory per E-Mail versendet oder über Schnittstellen zu DATEV, lexoffice oder sevDesk automatisch übertragen werden.
Über BillingFactory:
BillingFactory ist eine moderne Abrechnungssoftware, die speziell für IT-Dienstleister, Agenturen und Entwicklerteams entwickelt wurde. Mit nahtlosen Integrationen zu beliebten Projektmanagement-Tools wie YouTrack, Jira und anderen ermöglicht BillingFactory eine vollautomatische Rechnungserstellung aus erfassten Zeitdaten. Dabei legen wir größten Wert auf Datenschutz, deutsche Compliance-Standards und Benutzerfreundlichkeit.
Möchten Sie Ihre Abrechnung automatisieren? Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Demo unter info@billing-factory.de oder besuchen Sie www.billing-factory.de.
