Die Zeiterfassung in Jira ist für viele Agenturen, IT-Dienstleister und Entwicklerteams längst Standard. Doch wenn es um die Abrechnung der erfassten Stunden geht, beginnt oft eine zeitraubende und fehleranfällige manuelle Arbeit. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre Jira Zeiterfassung effizient abrechnen können und welche Automatisierungsmöglichkeiten Ihnen dabei helfen, den Prozess deutlich zu beschleunigen.
Was bedeutet “Jira Zeiterfassung abrechnen”?
Jira Zeiterfassung abrechnen bezeichnet den Prozess, erfasste Arbeitsstunden aus dem Projektmanagement-Tool Jira in abrechenbare Rechnungen umzuwandeln. Dabei werden die in Jira geloggten Zeiten mit Stundensätzen multipliziert und in strukturierte Rechnungspositionen überführt. Diese Transformation von Projektdaten in abrechnungsrelevante Dokumente ist für serviceorientierte Unternehmen essentiell.
Konkret bedeutet dies: Entwickler und Projektmitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit direkt in Jira-Tickets, während die Verwaltung diese Daten später für die Rechnungsstellung an Kunden benötigt. Der Abgleich dieser beiden Welten – Projektmanagement und Finanzbuchhaltung – stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen.
Warum ist die Abrechnung von Jira-Zeiterfassung so wichtig?
Genauigkeit und Transparenz
Die korrekte Abrechnung von Zeiterfassung ist nicht nur eine Frage der Umsatzrealisierung, sondern auch der Kundenzufriedenheit. Kunden erwarten detaillierte Nachweise über geleistete Arbeitsstunden. Jira bietet hier einen großen Vorteil: Die Zeiterfassung ist direkt an konkrete Aufgaben und Tickets gekoppelt, was maximale Transparenz schafft.
Eine präzise Abrechnung verhindert:
- Umsatzverluste durch nicht erfasste oder vergessene Stunden
- Kundenreklamationen aufgrund unklarer Rechnungspositionen
- Interne Konflikte zwischen Projektteams und Verwaltung
- Rechtliche Probleme bei unvollständiger Dokumentation
Zeitersparnis durch Automatisierung
Manuelle Abrechnungsprozesse verschlingen wertvolle Ressourcen. Ein typischer manueller Workflow sieht oft so aus:
- Export der Zeiterfassung aus Jira
- Übertragung in Excel-Tabellen
- Manuelle Gruppierung nach Projekten und Aufgaben
- Berechnung der Beträge mit Stundensätzen
- Übertragung in Rechnungssoftware
- Erstellung der Rechnung
Dieser Prozess kann bei größeren Projekten mehrere Stunden in Anspruch nehmen – Zeit, die Sie produktiver nutzen könnten. Eine Automatisierung reduziert diesen Aufwand auf wenige Minuten.
Fehlerreduktion
Jeder manuelle Übertragungsschritt birgt Fehlerpotenzial. Häufige Fehlerquellen sind:
- Falsche Stundensätze bei verschiedenen Mitarbeiterklassen
- Übersehene Zeitbuchungen
- Rechenfehler bei der Summenbildung
- Zuordnungsfehler bei Mehrprojekt-Szenarien
- Dubletten durch mehrfache Erfassung
Herausforderungen bei der Abrechnung von Jira-Zeiterfassung
Komplexe Projektstrukturen
Viele Unternehmen arbeiten mit komplexen Projektstrukturen in Jira:
- Mehrere Projekte für einen Kunden
- Epics und Stories mit unterschiedlichen Abrechnungsmodalitäten
- Sub-Tasks die verschiedenen Leistungsbereichen zugeordnet sind
- Custom Fields für spezielle Abrechnungsinformationen
Diese Komplexität lässt sich nur schwer manuell in Rechnungen abbilden.
Unterschiedliche Abrechnungsmodelle
Verschiedene Kunden verlangen unterschiedliche Abrechnungsarten:
- Festpreisprojekte mit Teilrechnungen nach Meilensteinen
- Time & Material mit stundengenauer Abrechnung
- Retainer-Modelle mit monatlichen Pauschalbeträgen
- Hybridmodelle mit Basis-Retainer plus Zusatzstunden
Jira selbst bietet keine native Unterstützung für diese unterschiedlichen Abrechnungslogiken.
Stundensatzverwaltung
Die Verwaltung von Stundensätzen wird schnell komplex:
- Unterschiedliche Sätze für Junior-, Mid-Level- und Senior-Entwickler
- Variierende Sätze nach Leistungsart (Development, Design, Consulting)
- Projektspezifische Vereinbarungen
- Zeitabhängige Preisanpassungen
Diese Informationen müssen mit den Jira-Daten verknüpft werden, was manuell sehr aufwendig ist.
Berichtsanforderungen
Kunden erwarten zunehmend detaillierte Berichte:
- Aufschlüsselung nach Aufgabenbereichen
- Zeitliche Verteilung der Arbeiten
- Vergleich zu vorherigen Abrechnungsperioden
- Visualisierungen und Dashboards
Standard-Jira-Exports liefern diese Informationen meist nicht in der gewünschten Form.
Wie funktioniert die Zeiterfassung in Jira?
Native Jira Zeiterfassung
Jira bietet eine integrierte Zeiterfassung mit folgenden Funktionen:
Work Logs: Mitarbeiter können direkt in Tickets ihre Arbeitszeit protokollieren. Jedes Work Log enthält:
- Datum und Uhrzeit
- Dauer der Arbeit
- Beschreibung der Tätigkeit
- Zuordnung zum Benutzer
Time Tracking: Jira ermöglicht die Schätzung von Aufwänden und vergleicht diese mit der tatsächlich gebuchten Zeit. Dies hilft bei der Projektkontrolle.
Agile Boards: In Scrum- und Kanban-Boards werden Zeiterfassungen aggregiert dargestellt, was Projektmanagern einen schnellen Überblick verschafft.
Jira-Plugins für erweiterte Zeiterfassung
Viele Teams nutzen zusätzliche Plugins wie:
Tempo Timesheets: Bietet erweiterte Zeiterfassung mit Genehmigungsworkflows, Urlaubsverwaltung und detaillierten Auswertungen.
Clockwork: Ermöglicht Timer-basierte Zeiterfassung direkt aus dem Browser.
Timesheet Reports & Gadgets: Erstellt umfangreiche Reports aus Zeitbuchungen.
Diese Tools verbessern zwar die Erfassung, lösen aber nicht das Abrechnungsproblem.
Manuelle Abrechnung vs. automatisierte Lösung
Der manuelle Weg: Zeitaufwendig und fehleranfällig
Typischer manueller Ablauf:
- Export aus Jira: Zeitbuchungen werden als CSV oder Excel exportiert
- Datenbereinigung: Entfernung irrelevanter Spalten, Formatierung
- Gruppierung: Manuelle Zusammenfassung nach Projekten/Tasks
- Stundensatzberechnung: Excel-Formeln für verschiedene Mitarbeitertypen
- Rechnungserstellung: Übertragung in separates Rechnungsprogramm
- Qualitätskontrolle: Manuelle Prüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit
Zeitbedarf: Je nach Projektgröße 2-8 Stunden pro Abrechnung
Fehlerquote: Erfahrungsgemäß 5-15% der Rechnungen enthalten Fehler, die Korrekturen erfordern
Die automatisierte Lösung mit BillingFactory
BillingFactory ist speziell für die Automatisierung dieses Prozesses entwickelt worden:
Jira-Integration: Direkte Verbindung zu Ihrer Jira-Instanz via API
- Automatischer Import von Zeitbuchungen
- Echtzeit-Synchronisation
- Filter nach Projekten, Zeiträumen und Benutzern
Intelligente Zuordnung:
- Automatische Erkennung abrechnungsrelevanter Tickets
- Zuordnung von Stundensätzen basierend auf Mitarbeiterprofilen
- Berücksichtigung von Custom Fields für Sonderregelungen
Flexible Abrechnungslogik:
- Unterstützung aller gängigen Abrechnungsmodelle
- Regel-basierte Preisfindung
- Automatische Rundungen und Rabatte
One-Click-Rechnungserstellung:
- Generierung professioneller Rechnungen auf Knopfdruck
- Anpassbare Rechnungsvorlagen
- Automatische PDF-Erstellung und Versand
Zeitersparnis: 90-95% weniger Zeitaufwand im Vergleich zur manuellen Abrechnung
Schritt-für-Schritt: Jira Zeiterfassung mit BillingFactory abrechnen
Schritt 1: Jira-Verbindung einrichten
Die Integration beginnt mit der Verbindung zwischen BillingFactory und Ihrer Jira-Instanz:
- API-Token generieren: In Jira einen API-Token für BillingFactory erstellen
- Verbindung konfigurieren: URL Ihrer Jira-Instanz und API-Credentials in BillingFactory hinterlegen
- Berechtigungen prüfen: Sicherstellen, dass BillingFactory Zugriff auf relevante Projekte hat
- Testverbindung: Verbindung testen und erste Datensätze abrufen
Die Einrichtung erfolgt über eine intuitive Benutzeroberfläche und dauert in der Regel weniger als 10 Minuten.
Schritt 2: Abrechnungsregeln definieren
Legen Sie fest, wie Jira-Daten in Rechnungspositionen umgewandelt werden:
Projektmapping: Definieren Sie, welche Jira-Projekte welchen Kunden zugeordnet sind. BillingFactory unterstützt auch komplexe N:M-Beziehungen.
Stundensätze konfigurieren: Hinterlegen Sie Stundensätze für:
- Verschiedene Mitarbeiterrollen (basierend auf Jira-Benutzergruppen)
- Unterschiedliche Tätigkeitsarten (basierend auf Issue-Types oder Labels)
- Kundenspezifische Vereinbarungen
Abrechnungsfilter: Bestimmen Sie, welche Zeitbuchungen abrechenbar sind:
- Nur bestimmte Projekte oder Epics
- Ausschluss interner Tasks
- Zeiträume und Abrechnungsperioden
Rundungsregeln: Definieren Sie, ob auf 15-Minuten-Schritte, halbe oder ganze Stunden gerundet werden soll.
Schritt 3: Zeitdaten importieren
Der Import erfolgt entweder manuell oder vollautomatisch:
Manueller Import:
- Zeitraum auswählen (z.B. letzter Monat)
- Projekt(e) auswählen
- Import starten
Automatischer Import:
- Zeitgesteuerte Importe (z.B. täglich, wöchentlich)
- Event-basierte Synchronisation
- Echtzeit-Updates bei neuen Zeitbuchungen
BillingFactory lädt alle relevanten Daten inklusive:
- Zeitbuchungen mit Datum und Dauer
- Zugehörige Tickets und Beschreibungen
- Benutzerinformationen
- Custom Fields und Metadaten
Schritt 4: Rechnungsvorschau und Anpassungen
Vor der finalen Rechnungserstellung erhalten Sie eine detaillierte Vorschau:
Übersicht: Zusammenfassung aller importierten Zeitbuchungen
- Gesamtstunden pro Projekt
- Berechnete Beträge
- Gruppierung nach definierten Kriterien
Detailansicht: Einzelne Rechnungspositionen mit:
- Ursprünglichem Jira-Ticket
- Beschreibung der Tätigkeit
- Anzahl Stunden
- Stundensatz und Gesamtbetrag
Manuelle Anpassungen: Möglichkeit für:
- Änderung einzelner Positionen
- Hinzufügen von Rabatten
- Einfügen zusätzlicher Positionen
- Notizen und Kommentare
Validierung: Automatische Prüfung auf:
- Ungewöhnlich hohe Stundenzahlen
- Fehlende Stundensätze
- Doppelbuchungen
Schritt 5: Rechnung generieren und versenden
Mit einem Klick wird die finale Rechnung erstellt:
PDF-Generierung: Professionell formatierte Rechnung basierend auf Ihren Corporate Design-Vorgaben
Rechnungsdetails:
- Automatische Rechnungsnummerierung
- Fälligkeitsdatum gemäß Ihrer Zahlungsbedingungen
- USt-Berechnung nach deutschen Steuervorschriften
- Vollständige Pflichtangaben für deutsche Rechnungen
Versandoptionen:
- Automatischer E-Mail-Versand an Kunden
- Download als PDF
- Archivierung im System
- Export in Buchhaltungssoftware
Nachverfolgung: BillingFactory protokolliert:
- Rechnungsstellung mit Zeitstempel
- Versandstatus
- Zahlungseingänge
- Mahnungen und Erinnerungen
Abrechnungsmodelle für Jira-Zeiterfassung
Time & Material (Zeit und Material)
Das klassische Abrechnungsmodell für Dienstleistungen:
Funktionsweise: Jede erfasste Stunde wird mit dem vereinbarten Stundensatz multipliziert.
Vorteile:
- Maximale Transparenz für den Kunden
- Flexibel bei sich ändernden Anforderungen
- Faire Abrechnung tatsächlich geleisteter Arbeit
Umsetzung mit BillingFactory:
- Automatische Multiplikation aller Zeitbuchungen mit Stundensätzen
- Detaillierte Auflistung nach Tickets oder Tätigkeitsbereichen
- Optionale Gruppierung nach Epics oder Komponenten
Best Practice: Vereinbaren Sie klare Kommunikationsregeln mit Kunden und senden Sie monatliche Zwischenberichte über den aktuellen Stand.
Festpreis mit Zeitnachweis
Bei Festpreisprojekten dient die Zeiterfassung der internen Kontrolle:
Funktionsweise: Der Kunde zahlt einen vereinbarten Festpreis, die Zeiterfassung erfolgt für interne Projektkontrolle und eventuelle Nachverhandlungen bei Scope-Änderungen.
Vorteile:
- Planungssicherheit für beide Seiten
- Risikominimierung für Kunden
- Leistungsnachweis bei Vertragsänderungen
Umsetzung mit BillingFactory:
- Festpreisrechnungen mit optionalem Zeitnachweis im Anhang
- Tracking tatsächlicher vs. geplanter Aufwände
- Automatische Alerts bei Budgetüberschreitungen
Retainer-Modelle
Monatliche Pauschalbeträge für definierte Leistungskontingente:
Funktionsweise: Der Kunde zahlt monatlich einen Fixbetrag für ein bestimmtes Stundenkontingent. Überschreitungen werden zusätzlich berechnet.
Vorteile:
- Planbare Einnahmen
- Langfristige Kundenbindung
- Reduzierter Verwaltungsaufwand
Umsetzung mit BillingFactory:
- Automatische Berechnung von Überstunden über das Kontingent
- Visualisierung des Verbrauchs
- Rollover-Management für ungenutzte Stunden
Hybridmodelle
Kombination verschiedener Abrechnungsarten:
Beispiel: Basis-Retainer für Standardleistungen plus Time & Material für Sonderprojekte
Umsetzung mit BillingFactory:
- Flexible Regel-Definition pro Kunde
- Automatische Unterscheidung verschiedener Abrechnungsarten
- Getrennte Ausweisung in Rechnungen
Kosten und ROI: Was kostet die Automatisierung?
Investition in BillingFactory
Preismodell: BillingFactory arbeitet mit transparenten monatlichen Abonnements:
- Starter-Paket: Für kleine Teams bis 5 Benutzer
- Professional-Paket: Für wachsende Agenturen bis 20 Benutzer
- Enterprise-Paket: Für große Organisationen mit individuellen Anforderungen
Einmalige Kosten:
- Setup und Konfiguration (optional mit Support)
- Migration bestehender Abrechnungsdaten
- Schulung der Mitarbeiter
Laufende Kosten:
- Monatliche Abonnementgebühr
- Optionale Premium-Support-Pakete
Return on Investment (ROI)
Zeitersparnis-Rechnung (Beispiel mittelgroße Agentur):
Ausgangssituation:
- 10 abzurechnende Projekte pro Monat
- Durchschnittlich 4 Stunden Aufwand pro Abrechnung
- Gesamtaufwand: 40 Stunden/Monat
- Stundensatz interne Verwaltung: 50 €
- Monatliche Kosten manuell: 2.000 €
Mit BillingFactory:
- Automatisierte Abrechnung: 0,5 Stunden pro Projekt
- Gesamtaufwand: 5 Stunden/Monat
- Monatliche Kosten automatisiert: 250 €
Ersparnis: 1.750 € pro Monat = 21.000 € pro Jahr
Break-Even: Bereits im ersten Monat bei typischen Abonnementkosten
Weitere wirtschaftliche Vorteile
Fehlerreduktion: Weniger Rechnungskorrekturen bedeuten:
- Schnellere Zahlungseingänge
- Weniger Verwaltungsaufwand für Korrekturen
- Bessere Kundenbeziehungen
Cashflow-Verbesserung: Schnellere Rechnungsstellung führt zu:
- Kürzeren Zahlungszielen
- Verbesserte Liquidität
- Reduzierter Finanzierungsbedarf
Skalierbarkeit: Mit wachsendem Geschäft bleibt der Abrechnungsaufwand konstant niedrig.
Best Practices für die Jira-Zeiterfassung und Abrechnung
Klare Zeiterfassungsrichtlinien
Definieren Sie verbindliche Regeln für Ihr Team:
Erfassungspflicht: Legen Sie fest, dass alle abrechenbaren Tätigkeiten zeitnah gebucht werden müssen – idealerweise täglich.
Beschreibungsstandards: Zeitbuchungen sollten aussagekräftige Beschreibungen enthalten:
- Was wurde gemacht?
- Für welchen Zweck?
- Welches Ergebnis wurde erzielt?
Kategorisierung: Nutzen Sie Jira-Labels oder Custom Fields zur Kategorisierung:
- Development, Design, Testing, Meeting
- Abrechenbar vs. intern
- Normaler Satz vs. Premium-Satz
Regelmäßige Synchronisation
Tägliche Synchronisation: Importieren Sie Zeitbuchungen täglich, um den Überblick zu behalten und Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen.
Wöchentliche Reviews: Prüfen Sie wöchentlich:
- Sind alle Zeitbuchungen korrekt kategorisiert?
- Gibt es fehlende Buchungen?
- Entspricht der Aufwand den Projektschätzungen?
Monatlicher Abschluss: Führen Sie vor Rechnungsstellung einen finalen Review durch.
Transparenz gegenüber Kunden
Vorankündigungen: Informieren Sie Kunden rechtzeitig über bevorstehende Abrechnungen, besonders bei Time & Material-Projekten.
Detaillierte Rechnungen: Nutzen Sie die Möglichkeit, Rechnungen mit ausführlichen Anhängen zu versehen:
- Auflistung aller Tickets mit Zeitbuchungen
- Kurzbeschreibungen der Tätigkeiten
- Zeitliche Verteilung der Arbeiten
Regelmäßiges Reporting: Senden Sie monatliche Berichte über:
- Verbrauchte Budgets
- Projektfortschritt
- Kommende Aufgaben
Dokumentation und Compliance
Revisionssicherheit: BillingFactory speichert alle Abrechnungsdaten revisionssicher:
- Unveränderbare Rechnungsarchive
- Audit-Trails für alle Änderungen
- DSGVO-konforme Datenhaltung
Exportmöglichkeiten: Exportieren Sie regelmäßig Daten für:
- Steuerbüro und Jahresabschluss
- Interne Controlling-Auswertungen
- Projektreports für Management
Stundensatz-Management
Aktualität sicherstellen: Prüfen Sie regelmäßig, ob Stundensätze noch aktuell sind:
- Jährliche Preisanpassungen
- Neue Mitarbeiter-Rollen
- Kundenvereinbarungen
Historisierung: BillingFactory speichert historische Stundensätze, sodass auch nachträgliche Abrechnungen korrekt erfolgen.
Integration mit anderen Tools
Buchhaltungssoftware
BillingFactory lässt sich mit gängigen Buchhaltungsprogrammen verbinden:
DATEV: Direkter Export von Rechnungen im DATEV-Format für Steuerberater
lexoffice: Automatische Übertragung von Rechnungen und Kundendaten
sevDesk: Bidirektionale Synchronisation
Vorteil: Nahtloser Workflow von der Zeiterfassung bis zur Buchhaltung ohne doppelte Dateneingabe.
CRM-Systeme
Integration mit Customer Relationship Management:
Salesforce: Verknüpfung von Projekten mit Sales-Opportunities
HubSpot: Automatische Aktualisierung von Deal-Werten basierend auf Abrechnungen
Pipedrive: Tracking von Umsätzen pro Kunde
Kommunikationstools
Slack/Microsoft Teams: Benachrichtigungen über:
- Neue Rechnungen
- Zahlungseingänge
- Auffälligkeiten bei Zeitbuchungen
E-Mail-Integration: Automatischer Versand von Rechnungen direkt aus dem System.
Häufige Fehler vermeiden
Unvollständige Zeiterfassung
Problem: Mitarbeiter vergessen Zeitbuchungen oder erfassen diese nur sporadisch.
Lösung:
- Einführung verbindlicher Erfassungsrichtlinien
- Automatische Erinnerungen bei fehlenden Buchungen
- Integration in den täglichen Workflow (z.B. Standup-Meetings)
- Incentivierung korrekter Zeiterfassung
Fehlende Stundensatz-Pflege
Problem: Stundensätze werden nicht aktualisiert, was zu falschen Abrechnungen führt.
Lösung:
- Regelmäßige Reviews der Stundensätze (quartalsweise)
- Automatische Alerts bei fehlenden Stundensätzen
- Zentrale Verwaltung in BillingFactory statt verstreuten Excel-Listen
Mangelnde Kundenkommunikation
Problem: Kunden sind überrascht von Rechnungshöhen bei Time & Material.
Lösung:
- Regelmäßige Zwischenberichte
- Budget-Tracking mit Warnungen
- Transparente Darstellung in Kundenmeetings
Fehlende Kategorisierung
Problem: Alle Tätigkeiten werden pauschal mit gleichem Satz abgerechnet, obwohl unterschiedliche Vereinbarungen existieren.
Lösung:
- Nutzung von Jira-Labels für Kategorisierung
- Automatische Zuordnung in BillingFactory
- Regelmäßige Validierung der Kategorien
Sicherheit und Datenschutz
DSGVO-Konformität
BillingFactory ist vollständig DSGVO-konform:
Datenminimierung: Es werden nur wirklich benötigte Daten gespeichert
Zweckbindung: Daten werden ausschließlich für Abrechnungszwecke verwendet
Auftragsverarbeitung: Standard-AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) verfügbar
Löschkonzept: Automatische Löschung nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Datensicherheit
Verschlüsselung: Alle Daten werden sowohl bei der Übertragung (TLS 1.3) als auch im Speicher (AES-256) verschlüsselt
Zugriffskontrollen: Rollenbasierte Berechtigungen mit Mehr-Faktor-Authentifizierung
Backup: Tägliche verschlüsselte Backups mit geografischer Redundanz
Hosting: Ausschließlich in deutschen oder EU-Rechenzentren
API-Sicherheit
Token-Management: Sichere Verwaltung von Jira-API-Tokens:
- Verschlüsselte Speicherung
- Regelmäßige Rotation
- Minimale Berechtigungen (Principle of Least Privilege)
Audit-Logs: Vollständige Protokollierung aller API-Zugriffe
Zukunft der Jira-Zeiterfassung und Abrechnung
KI-gestützte Optimierung
Automatische Kategorisierung: Machine Learning analysiert Ticket-Beschreibungen und ordnet automatisch Kategorien und Stundensätze zu.
Predictive Analytics: KI prognostiziert Projektkosten basierend auf historischen Zeitbuchungen ähnlicher Projekte.
Anomalie-Erkennung: Automatische Erkennung ungewöhnlicher Zeitbuchungen (z.B. übermäßig hohe Stundenzahlen).
Erweiterte Automatisierung
Intelligente Workflows: Vollautomatische Rechnungsstellung ohne manuelle Freigabe bei definierten Standardprojekten.
Dynamische Preisgestaltung: Automatische Anpassung von Stundensätzen basierend auf Auslastung, Dringlichkeit oder Kundenbudget.
Blockchain-Integration
Unveränderbare Zeitprotokolle: Blockchain-basierte Zeiterfassung für maximale Transparenz und Manipulationssicherheit.
Smart Contracts: Automatische Zahlungsauslösung bei Erreichen definierter Meilensteine.
Fazit: Jira Zeiterfassung effizient abrechnen
Die Abrechnung von Jira-Zeiterfassung muss kein zeitraubendes, fehleranfälliges Unterfangen sein. Mit der richtigen Automatisierungslösung wie BillingFactory transformieren Sie einen mühsamen manuellen Prozess in einen effizienten, präzisen Workflow.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
✅ 90-95% Zeitersparnis gegenüber manueller Abrechnung ✅ Fehlerreduktion durch automatisierte Berechnungen ✅ Besserer Cashflow durch schnellere Rechnungsstellung ✅ Zufriedenere Kunden durch transparente, detaillierte Rechnungen ✅ Skalierbarkeit ohne proportional steigenden Verwaltungsaufwand ✅ Compliance mit deutschen Steuer- und Datenschutzvorschriften
Für wen lohnt sich die Automatisierung besonders?
- Agenturen und IT-Dienstleister mit mehreren parallelen Projekten
- Entwicklungsteams, die bereits intensiv mit Jira arbeiten
- Freelancer-Kollektive mit komplexen Abrechnungsstrukturen
- Consulting-Firmen mit Time & Material-Geschäftsmodell
- Managed Service Provider mit Retainer-Kunden
Der nächste Schritt:
Beginnen Sie noch heute mit der Optimierung Ihrer Abrechnungsprozesse. BillingFactory bietet eine kostenlose Testphase, in der Sie die Lösung mit Ihren realen Jira-Daten ausprobieren können – ohne Risiko, ohne Verpflichtung.
Erleben Sie selbst, wie viel Zeit und Nerven Sie sparen können, wenn Ihre Jira-Zeiterfassung sich quasi von selbst abrechnet. Ihre Projektteams können sich wieder auf das konzentrieren, was sie am besten können – großartige Projekte umsetzen – während BillingFactory sich um die Abrechnung kümmert.
Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Demo:
- E-Mail: info@billing-factory.de
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- Telefon: 04131 927 948 0
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Kann BillingFactory direkt mit Jira Cloud und Jira Server kommunizieren?
Ja, BillingFactory unterstützt sowohl Jira Cloud als auch Jira Server (Data Center). Die Integration erfolgt über die offizielle Jira REST API. Bei Jira Cloud benötigen Sie lediglich einen API-Token, bei Jira Server werden Benutzername und Passwort oder ein persönlicher Access Token verwendet.
Die Verbindung wird über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung hergestellt und erfüllt höchste Sicherheitsstandards. BillingFactory benötigt nur Lesezugriff auf Zeitbuchungen und Projektdaten – es werden keine Änderungen an Ihren Jira-Daten vorgenommen.
Wie werden unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Mitarbeiter verwaltet?
BillingFactory bietet flexible Stundensatz-Verwaltung auf mehreren Ebenen. Sie können Stundensätze definieren basierend auf:
Mitarbeiter-Rollen: Verknüpfen Sie Jira-Benutzergruppen mit spezifischen Stundensätzen (z.B. Junior Developer: 80€, Senior Developer: 120€, Architect: 150€).
Tätigkeitsarten: Unterschiedliche Sätze für Development, Design, Consulting, Testing basierend auf Issue-Types oder Labels.
Kundenspezifisch: Individuelle Vereinbarungen pro Kunde oder Projekt. Das System wählt automatisch den korrekten Stundensatz basierend auf den definierten Regeln aus.
Was passiert, wenn Zeitbuchungen nachträglich in Jira geändert werden?
BillingFactory bietet mehrere Mechanismen für den Umgang mit nachträglichen Änderungen:
Vor Rechnungsstellung: Wenn Sie regelmäßige Synchronisationen eingerichtet haben, werden Änderungen automatisch übernommen und in der Rechnungsvorschau berücksichtigt.
Nach Rechnungsstellung: Bereits generierte Rechnungen bleiben unverändert (revisionssicher). Sie können jedoch Korrekturrechnungen oder Gutschriften erstellen, wenn nachträgliche Änderungen notwendig sind.
Audit-Trail: Alle Änderungen werden protokolliert, sodass Sie nachvollziehen können, welche Daten zu welchem Zeitpunkt aus Jira importiert wurden.
Können interne, nicht-abrechenbare Zeiten von der Abrechnung ausgeschlossen werden?
Absolut. BillingFactory bietet umfangreiche Filter-Möglichkeiten, um präzise zu steuern, welche Zeitbuchungen abgerechnet werden:
Projekt-Filter: Schließen Sie komplette Projekte von der Abrechnung aus (z.B. interne Projekte, Administration).
Label-basiert: Nutzen Sie Jira-Labels wie "internal", "non-billable" oder "meeting", um bestimmte Aktivitäten auszuschließen.
Custom Fields: Wenn Sie in Jira ein Custom Field für "Abrechenbar ja/nein" verwenden, kann BillingFactory dies auswerten.
Issue-Type-Filter: Bestimmte Ticket-Typen können generell ausgeschlossen werden. Diese Filter können pro Kunde unterschiedlich konfiguriert werden.
Wie funktioniert die Abrechnung bei Festpreisprojekten mit Jira-Zeiterfassung?
Bei Festpreisprojekten dient die Jira-Zeiterfassung primär der internen Projektkontrolle. BillingFactory unterstützt hier mehrere Szenarien:
Festpreis-Rechnungen: Sie können Festpreis-Rechnungen erstellen, die nicht direkt an Zeitbuchungen gekoppelt sind. Die Zeitdaten werden nur für Controlling-Zwecke erfasst.
Meilenstein-Abrechnung: Definieren Sie Meilensteine (z.B. als Epics in Jira) und generieren Sie Teilrechnungen, wenn diese abgeschlossen werden.
Zeitnachweis als Anhang: Optional können Sie Zeitnachweise als Anhang zur Festpreis-Rechnung hinzufügen, um Transparenz zu schaffen.
Budget-Tracking: BillingFactory warnt Sie automatisch, wenn die tatsächlichen Aufwände den kalkulierten Festpreis übersteigen – wichtig für Nachverhandlungen bei Scope-Änderungen.
Welche Rechnungsformate und -vorlagen unterstützt BillingFactory?
BillingFactory bietet vollständig anpassbare Rechnungsvorlagen:
Standard-Vorlagen: Professionelle, deutsche Rechnungsvorlagen, die allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen (Pflichtangaben nach §14 UStG).
Corporate Design: Passen Sie Vorlagen an Ihr Unternehmensdesign an – Logo, Farben, Schriftarten, Layout.
Detaillierungsgrad: Wählen Sie zwischen zusammengefassten Rechnungen (z.B. "Entwicklungsleistungen: 40 Stunden") und detaillierten Auflistungen aller einzelnen Tickets.
Mehrsprachigkeit: Vorlagen für deutsch- und englischsprachige Rechnungen.
Export-Formate: PDF (Standard), XML (für elektronische Rechnungen), CSV/Excel (für weitere Verarbeitung).
Wie lange dauert die Einrichtung von BillingFactory?
Die Einrichtung ist überraschend schnell und unkompliziert:
Basis-Setup (10-15 Minuten): Jira-Verbindung einrichten, erste Projekte synchronisieren, Grundkonfiguration vornehmen.
Erweiterte Konfiguration (1-2 Stunden): Stundensätze definieren, Abrechnungsregeln pro Kunde festlegen, Rechnungsvorlagen anpassen.
Schulung (optional, 2-3 Stunden): Einweisung Ihres Teams in Best Practices, fortgeschrittene Funktionen und Workflows.
Für die meisten Kunden ist BillingFactory innerhalb eines Tages vollständig einsatzbereit. Unser Support-Team unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung und beantwortet alle Fragen.
Funktioniert BillingFactory auch mit Jira-Plugins wie Tempo Timesheets?
Ja, BillingFactory ist kompatibel mit den gängigsten Jira-Zeiterfassungs-Plugins:
Tempo Timesheets: Volle Unterstützung. BillingFactory kann Zeitbuchungen inklusive Tempo-spezifischer Attribute (Accounts, Kunden, Kategorien) importieren und für die Abrechnung nutzen.
Clockwork: Zeitbuchungen werden normal über die Jira-API abgerufen und verarbeitet.
Timesheet Reports & Gadgets: Kompatibel, da die Daten in Standard-Jira-Worklog-Format vorliegen.
Die Verwendung solcher Plugins ist nicht erforderlich, kann aber die Zeiterfassung für Ihre Teams komfortabler machen. BillingFactory arbeitet sowohl mit nativer Jira-Zeiterfassung als auch mit Plugin-Erweiterungen.
Kann ich vor der Rechnungsstellung noch manuelle Anpassungen vornehmen?
Selbstverständlich. Obwohl BillingFactory den Prozess weitgehend automatisiert, haben Sie volle Kontrolle:
Rechnungsvorschau: Vor jeder Rechnungserstellung sehen Sie eine detaillierte Vorschau aller Positionen.
Einzelne Positionen bearbeiten: Ändern Sie Stundenzahlen, Stundensätze oder Beschreibungen einzelner Positionen.
Positionen hinzufügen/entfernen: Fügen Sie zusätzliche Rechnungspositionen hinzu (z.B. Pauschalen, Reisekosten) oder entfernen Sie ungewünschte Einträge.
Rabatte und Zuschläge: Gewähren Sie Rabatte oder berechnen Sie Zuschläge (z.B. Expressaufschläge).
Freigabe-Workflow: Optional können Sie Freigabe-Workflows einrichten, sodass Rechnungen erst nach Review durch eine zweite Person versendet werden.
Wie werden Urlaubszeiten und Krankheitstage behandelt?
Nicht-abrechenbare Zeiten wie Urlaub und Krankheit sollten in Jira entsprechend gekennzeichnet werden:
Separate Projekte: Die beste Praxis ist, separate Jira-Projekte für Urlaub, Krankheit und andere nicht-abrechenbare Zeiten zu führen. Diese werden dann in BillingFactory von der Abrechnung ausgeschlossen.
Labels: Alternativ können Sie Labels wie "vacation", "sick-leave" verwenden und entsprechende Filter in BillingFactory einrichten.
Tempo Integration: Wenn Sie Tempo Timesheets verwenden, werden Urlaubs- und Krankheitsbuchungen automatisch als nicht-abrechenbar erkannt.
BillingFactory stellt sicher, dass nur tatsächlich für Kunden geleistete Arbeit in Rechnungen einfließt.
