Einleitung: Vom Jira-Ticket zur fertigen Rechnung
Projektmanagement mit Jira ist für viele Teams unverzichtbar geworden. Doch wenn es um die Rechnungsstellung geht, beginnt oft eine zeitraubende manuelle Nacharbeit: Zeiterfassungen exportieren, in Excel übertragen, Stundensätze berechnen, Rechnungen erstellen. Ein Jira Faktura System durchbricht diesen ineffizienten Workflow und automatisiert den gesamten Prozess von der Zeiterfassung bis zur fertigen Rechnung.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie moderne Faktura-Systeme mit Jira zusammenarbeiten, welche Vorteile die Integration bietet und warum BillingFactory die optimale Lösung für Teams ist, die ihre Abrechnung professionalisieren möchten. Ob Agentur, IT-Dienstleister oder Beratungsunternehmen – die Verbindung von Projektmanagement und Rechnungsstellung spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert den Cashflow.
Was ist ein Jira Faktura System?
Ein Jira Faktura System ist eine Software-Lösung, die Projektdaten aus Jira automatisch in Rechnungen umwandelt. Dabei werden erfasste Arbeitszeiten, gebuchte Stunden auf Tickets und projektbezogene Aufwände direkt aus Jira ausgelesen und in einem Rechnungssystem verarbeitet.
Kernfunktionen eines Jira Faktura Systems
Die wesentlichen Komponenten umfassen:
Zeiterfassungsintegration: Direkte Anbindung an Jira Tempo, Clockify, Harvest oder native Jira Work Logs. Jede auf ein Ticket gebuchte Stunde wird automatisch erfasst und kann abgerechnet werden.
Projektzuordnung: Automatische Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten, Kunden und Kostenträgern. Das System erkennt, welche Tickets zu welchem Auftrag gehören.
Tarif- und Preisberechnung: Hinterlegung von Stundensätzen pro Mitarbeiter, Rolle oder Projekttyp. Das System berechnet automatisch die korrekten Beträge basierend auf den erfassten Zeiten.
Rechnungserstellung: Generierung professioneller Rechnungen im PDF-Format mit allen rechtlich erforderlichen Angaben, Firmendaten und individuellen Layouts.
Mehrwertsteuerberechnung: Automatische Berücksichtigung verschiedener Steuersätze, Reverse-Charge-Verfahren für internationale Kunden und steuerfreie Leistungen.
Reporting und Auswertungen: Übersichten zu abrechenbaren vs. nicht abrechenbaren Stunden, Projektrentabilität und offenen Forderungen.
Abgrenzung zu einfachen Rechnungstools
Während einfache Rechnungsprogramme nur die finale Rechnung erstellen, verbindet ein echtes Jira Faktura System die gesamte Wertschöpfungskette: Von der Projektplanung in Jira über die Zeiterfassung bis zur automatisierten Fakturierung. Diese End-to-End-Integration eliminiert Medienbrüche und manuelle Übertragungsfehler.
Warum ein Jira Faktura System für Ihr Unternehmen?
Die Integration von Jira und einem Faktura-System bringt messbare Vorteile für Effizienz, Genauigkeit und Profitabilität.
Zeitersparnis durch Automatisierung
Manuelle Rechnungserstellung kostet durchschnittlich 30-45 Minuten pro Rechnung: Daten zusammensuchen, Zeiten addieren, Rechnung formatieren, Korrektur lesen, versenden. Bei 20 Rechnungen pro Monat sind das 10-15 Stunden – fast zwei komplette Arbeitstage.
Ein automatisiertes Jira Faktura System reduziert diesen Aufwand auf wenige Minuten. Die Zeiterfassung läuft ohnehin in Jira, das System zieht die Daten selbstständig und erstellt die Rechnung per Knopfdruck. Die gewonnene Zeit kann in produktive Arbeit oder Geschäftsentwicklung investiert werden.
Fehlerreduktion und Compliance
Manuelle Prozesse sind fehleranfällig: Vergessene Positionen, falsche Stundensätze, Tippfehler bei Beträgen oder fehlende Rechnungspositionen können zu Umsatzverlusten oder Reklamationen führen.
Ein Jira Faktura System garantiert:
- Vollständige Zeiterfassung: Keine Stunde geht verloren
- Korrekte Preisberechnung: Hinterlegte Tarife werden exakt angewendet
- Rechtssichere Rechnungen: Alle Pflichtangaben nach §14 UStG sind enthalten
- Nachvollziehbare Belegkette: Jede Rechnungsposition ist zurückverfolgbar zum ursprünglichen Jira-Ticket
Transparenz für Kunden
Moderne Kunden erwarten detaillierte Abrechnungen. Eine Pauschalrechnung ohne Aufschlüsselung wird zunehmend kritisch hinterfragen. Mit einem Jira Faktura System können Sie jede Rechnungsposition mit dem konkreten Ticket, der Aufgabenbeschreibung und dem Bearbeitungsdatum versehen.
Diese Transparenz schafft Vertrauen und reduziert Rückfragen: Der Kunde sieht genau, wofür er bezahlt und kann die Leistung mit den Projektzielen abgleichen.
Verbesserte Liquiditätsplanung
Durch die Automatisierung werden Rechnungen schneller erstellt und versendet. Statt am Monatsende in Hektik alle Rechnungen zu schreiben, können Sie kontinuierlich abrechnen – wöchentlich oder bei Meilenstein-Erreichung.
Schnellere Rechnungsstellung bedeutet früheren Zahlungseingang. Die Differenz zwischen “Rechnung am 5. des Folgemonats” und “Rechnung am 28. des laufenden Monats” sind bis zu 35 Tage Liquiditätsvorteil – ein enormer Cashflow-Effekt.
Integration von Jira mit BillingFactory
BillingFactory ist speziell für Teams konzipiert, die Jira für Projektmanagement nutzen und eine nahtlose Rechnungsstellung benötigen. Die Plattform verbindet Zeiterfassung, Projektcontrolling und Fakturierung in einem System.
Wie funktioniert die Jira-Integration?
Schritt 1: Zeiterfassung in Jira Ihre Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten wie gewohnt direkt in Jira-Tickets. Dies kann über native Jira Work Logs oder über Tempo Timesheets erfolgen. Jede gebuchte Stunde wird mit Ticket-ID, Projekt, Mitarbeiter und Datum gespeichert.
Schritt 2: Datenimport in BillingFactory BillingFactory importiert diese Zeitdaten automatisch oder per manuellen Trigger. Die Zuordnung zu Kunden und Projekten erfolgt über vorher definierte Mapping-Regeln. Ein Jira-Projekt kann dabei einem oder mehreren BillingFactory-Kunden zugeordnet werden.
Schritt 3: Tarife und Preisberechnung Im System sind Stundensätze hinterlegt – entweder pauschal, pro Mitarbeiter, pro Rolle (Developer, Designer, Projektmanager) oder pro Kunde. BillingFactory berechnet automatisch den Rechnungsbetrag basierend auf den importierten Zeiten und den zugeordneten Tarifen.
Schritt 4: Rechnungserstellung Mit wenigen Klicks wird aus den gesammelten Zeiten eine professionelle Rechnung generiert. Sie können Positionen manuell anpassen, Rabatte gewähren oder zusätzliche Pauschalpositionen hinzufügen. Die Rechnung enthält optional Ticket-Referenzen für maximale Transparenz.
Schritt 5: Versand und Archivierung Die fertige Rechnung wird als PDF generiert und kann per E-Mail versendet oder im Kundenportal bereitgestellt werden. Gleichzeitig erfolgt die automatische Archivierung für die Buchhaltung und Finanzamtsprüfungen.
Besondere Features für Jira-Nutzer
Ticket-basierte Abrechnung: Rechnungspositionen können direkt mit Jira-Ticket-IDs verknüpft werden. Der Kunde sieht in der Rechnung beispielsweise “PROJ-1234: Feature-Implementierung Login-Modul – 8,5h”.
Projektbudgets und Forecasting: BillingFactory zeigt in Echtzeit, wie viel vom vereinbarten Projektbudget bereits verbraucht wurde. Teams können proaktiv steuern und vermeiden Budgetüberschreitungen.
Reporting-Integration: Dashboards zeigen KPIs wie Auslastung, abrechenbare Quote (billable ratio), Umsatz pro Projekt und offene Rechnungsbeträge – alles basierend auf den Jira-Zeitdaten.
Mehrprojektfähigkeit: Große Teams arbeiten oft an mehreren Jira-Projekten gleichzeitig für denselben Kunden. BillingFactory kann Zeiten aus verschiedenen Jira-Projekten konsolidieren und auf einer gemeinsamen Rechnung ausweisen.
Vorteile von BillingFactory als Jira Faktura System
Spezialisierung auf projektbasierte Abrechnung
Im Gegensatz zu allgemeinen Buchhaltungstools ist BillingFactory auf die Bedürfnisse von Agenturen, IT-Dienstleistern und Beratungen zugeschnitten. Die Software versteht die Logik von Projekten, Sprints und Retainern – und bildet diese in der Fakturierung ab.
Einfache Bedienung und schnelle Einrichtung
Die Einrichtung dauert typischerweise unter einer Stunde. Sie definieren Kunden, Projekte, Stundensätze und Mapping-Regeln. Danach läuft der Prozess weitgehend automatisch. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet, sodass keine Schulungen erforderlich sind.
Flexibilität bei Abrechnungsmodellen
BillingFactory unterstützt verschiedene Abrechnungsformen:
- Time & Material: Abrechnung nach tatsächlich geleisteten Stunden
- Fixed Price: Pauschalprojekte mit Meilenstein-Fakturierung
- Retainer/Kontingent: Monatliche Stundenkontingente mit Übertragung oder Verfall
- Mischformen: Kombination aus Pauschal- und Zeitpositionen
Diese Flexibilität erlaubt es, unterschiedliche Kundenvereinbarungen in einem System abzubilden.
Compliance und Rechtssicherheit
Alle Rechnungen entsprechen den deutschen GoBD-Anforderungen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Die Rechnungen enthalten alle Pflichtangaben, sind manipulationssicher archiviert und jederzeit für Betriebsprüfungen verfügbar.
Zudem unterstützt BillingFactory:
- Reverse-Charge für B2B EU: Automatische Kennzeichnung bei EU-Geschäftskunden
- Kleinunternehmerregelung: Option für umsatzsteuerfreie Rechnungen
- Gutschriften und Stornorechnungen: Korrekte Behandlung von Korrekturen
Skalierbarkeit
Ob Sie als Freelancer starten oder als Agentur mit 50 Mitarbeitern arbeiten – BillingFactory wächst mit. Die Preismodelle sind fair gestaffelt, und die Systemarchitektur ist auf hohe Datenvolumen ausgelegt.
Implementierung: So starten Sie mit BillingFactory
Schritt 1: Systemvorbereitung
Zunächst sollten Sie Ihre Jira-Struktur analysieren:
- Welche Projekte existieren?
- Wie erfassen Mitarbeiter ihre Zeiten (native Work Logs, Tempo, andere)?
- Welche Ticket-Typen gibt es (Story, Bug, Task)?
- Welche Zeiteinträge sollen abrechenbar sein, welche nicht?
Erstellen Sie eine Liste Ihrer Kunden und ordnen Sie diesen die entsprechenden Jira-Projekte zu.
Schritt 2: BillingFactory-Konto einrichten
Registrieren Sie sich auf www.billing-factory.de und richten Sie Ihr Unternehmensprofil ein:
- Firmendaten (Name, Adresse, Steuernummer, USt-ID)
- Logo und Corporate Design für Rechnungen
- Bankverbindung und Zahlungsbedingungen
Schritt 3: Kunden und Projekte anlegen
Legen Sie Ihre Kunden in BillingFactory an und erstellen Sie für jeden Kunden die relevanten Projekte. Hinterlegen Sie Stundensätze – entweder projektspezifisch oder kundenübergreifend.
Schritt 4: Jira-Datenimport konfigurieren
Konfigurieren Sie den Datenimport aus Jira. BillingFactory bietet verschiedene Optionen:
- CSV-Import: Exportieren Sie Zeitdaten aus Jira als CSV und importieren Sie diese in BillingFactory
- API-Integration: Automatischer Datenabruf über Jira REST API (für technisch versierte Teams)
- Tempo-Export: Spezielle Unterstützung für Tempo Timesheets
Definieren Sie Mapping-Regeln: Welches Jira-Projekt entspricht welchem BillingFactory-Projekt? Welche Jira-Benutzer sind welchen Mitarbeitern mit welchen Stundensätzen zugeordnet?
Schritt 5: Testrechnung erstellen
Bevor Sie live gehen, erstellen Sie eine Testrechnung mit realen Daten aus einem vergangenen Monat. Überprüfen Sie:
- Sind alle Stunden korrekt importiert?
- Stimmen die Stundensätze?
- Ist das Layout professionell?
- Sind alle Pflichtangaben vorhanden?
Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
Schritt 6: Laufender Betrieb
Im laufenden Betrieb importieren Sie regelmäßig (wöchentlich oder monatlich) die Zeitdaten aus Jira. BillingFactory zeigt Ihnen übersichtlich alle noch nicht abgerechneten Stunden. Mit wenigen Klicks erstellen Sie die Rechnungen und versenden sie direkt aus dem System.
Best Practices für die Nutzung eines Jira Faktura Systems
Klare Projekt- und Ticketstruktur
Eine saubere Jira-Struktur ist die Grundlage für reibungslose Abrechnung. Definieren Sie klare Namenskonventionen für Projekte und nutzen Sie Labels oder Components, um abrechenbare von nicht abrechenbaren Aufgaben zu trennen (z.B. “Billable” vs. “Internal”).
Zeiterfassung diszipliniert durchführen
Ermutigen Sie Ihr Team, Zeiten täglich zu buchen – nicht erst am Wochenende oder Monatsende. Frische Einträge sind präziser und vollständiger. Nutzen Sie Timer-Funktionen in Jira oder Tempo für echte Zeiterfassung statt Schätzungen.
Regelmäßige Abstimmung mit Kunden
Auch bei automatisierter Abrechnung sollten Sie regelmäßig mit Kunden über den Projektstatus sprechen. Zeigen Sie transparente Reports über Budgetverbrauch und geplante Restarbeiten. So vermeiden Sie Überraschungen bei der Rechnung.
Nicht abrechenbare Zeiten kennzeichnen
Nicht jede Stunde sollte dem Kunden in Rechnung gestellt werden: Interne Meetings, Einarbeitung, Nachbesserungen bei eigenen Fehlern. Kennzeichnen Sie diese Zeiten in Jira entsprechend, damit sie automatisch aus der Fakturierung ausgeschlossen werden.
Monatliche Auswertungen nutzen
Nutzen Sie die Reporting-Funktionen von BillingFactory für monatliche Geschäftsanalysen:
- Wie hoch ist die abrechenbare Quote des Teams?
- Welche Projekte sind besonders profitabel?
- Wo entstehen Leerlaufzeiten?
- Wie entwickelt sich der Umsatz im Jahresvergleich?
Diese Insights helfen Ihnen, das Geschäft strategisch zu steuern.
Häufige Herausforderungen und Lösungen
Herausforderung: Komplexe Projekthierarchien
Manche Unternehmen arbeiten mit verschachtelten Projekt- und Subprojektstrukturen in Jira. Die Zuordnung zur Rechnung kann komplex werden.
Lösung: Nutzen Sie Labels oder Custom Fields in Jira, um eine eindeutige Abrechnungsdimension zu schaffen. BillingFactory kann basierend auf diesen Feldern filtern und gruppieren.
Herausforderung: Verschiedene Stundensätze im gleichen Projekt
Ein Projekt hat möglicherweise unterschiedliche Rollen (Senior Developer, Junior Developer, Designer) mit unterschiedlichen Stundensätzen.
Lösung: Hinterlegen Sie in BillingFactory rollenbasierte Tarife. Beim Import werden die Zeiten automatisch dem richtigen Satz zugeordnet, basierend auf dem Jira-Benutzer oder definierten Rollen.
Herausforderung: Nachträgliche Zeitkorrekturen
Mitarbeiter korrigieren manchmal Zeitbuchungen nach dem Export.
Lösung: Implementieren Sie einen definierten Cut-off-Zeitpunkt (z.B. “Alle Zeiten bis zum 25. des Monats müssen final sein”). Alternativ ermöglicht BillingFactory Rechnungskorrekturen über Gutschriften oder Anpassungen in der nächsten Rechnung.
Herausforderung: Kunden-Reporting-Anforderungen
Manche Kunden verlangen spezifische Rechnungsformate oder detaillierte Excel-Aufstellungen.
Lösung: BillingFactory bietet anpassbare Rechnungstemplates und Export-Funktionen. Sie können zusätzlich zur PDF-Rechnung einen detaillierten Excel-Export der Zeiteinträge bereitstellen.
Alternativen zu BillingFactory: Marktüberblick
Tempo Timesheets + manuelle Rechnungserstellung
Tempo ist ein populäres Jira-Plugin für Zeiterfassung. Es bietet Reports und Exports, aber keine integrierte Fakturierung. Sie müssen die Daten exportieren und in einem separaten Tool (z.B. lexoffice, sevDesk) manuell verarbeiten.
Vorteil: Tempo ist tief in Jira integriert. Nachteil: Medienbruch zwischen Zeiterfassung und Rechnung, keine Automatisierung.
sevDesk, lexoffice, FastBill
Diese Buchhaltungstools bieten grundlegende Zeiterfassung und Rechnungsstellung, aber keine native Jira-Integration. Zeitdaten müssen manuell übertragen oder per CSV importiert werden.
Vorteil: Vollständige Buchhaltungsfunktionen (Belege, Banking, Steuererklärung). Nachteil: Keine direkte Jira-Anbindung, weniger Fokus auf projektbasierte Workflows.
Harvest, Toggl Track
Spezialisierte Zeiterfassungstools mit Rechnungsfunktion. Sie können parallel zu Jira laufen, erfordern aber doppelte Zeitbuchung oder manuelle Synchronisation.
Vorteil: Starke Zeiterfassungs-Features, Mobile Apps. Nachteil: Zusätzliches System neben Jira, Integrationskomplexität.
BillingFactory-Vorteil
BillingFactory kombiniert die Stärken: Native Jira-Integration ohne doppelte Datenpflege, spezialisierte Projektabrechnung und gleichzeitig GoBD-konforme Fakturierung. Es schließt die Lücke zwischen Projektmanagement und Finanzprozessen.
Kostenanalyse: ROI eines Jira Faktura Systems
Typische Kosten
BillingFactory arbeitet mit monatlichen Abonnements, deren Preis von der Teamgröße und dem Funktionsumfang abhängt. Typische Preismodelle beginnen bei ca. 29-49 Euro pro Monat für kleine Teams und skalieren mit der Anzahl der Benutzer.
Hinzu kommen einmalige Einrichtungskosten (Zeit für Setup und Konfiguration), die bei einfachen Setups 2-4 Stunden betragen.
Einsparungen
Zeitersparnis: 10-15 Stunden pro Monat bei mittlerer Rechnungsfrequenz entsprechen bei einem internen Stundensatz von 50 Euro etwa 500-750 Euro Personalkosten.
Fehlervermeidung: Ein einziger vergessener Posten oder eine vergessene Rechnung kann hunderte Euro Umsatzverlust bedeuten. Automatisierung eliminiert diese Risiken.
Schnellere Zahlung: Durch früheren Rechnungsversand verbessert sich der Cashflow. Bei 20.000 Euro monatlichem Rechnungsvolumen und 5 Tagen Zeitgewinn ergibt sich ein Liquiditätsvorteil im niedrigen vierstelligen Bereich.
Break-Even
Bereits ab 5-10 Rechnungen pro Monat amortisiert sich ein Jira Faktura System typischerweise innerhalb des ersten Monats. Die Kombination aus Zeitersparnis, Fehlerreduktion und Liquiditätsgewinn übersteigt die Softwarekosten deutlich.
Ausblick: Die Zukunft von Jira und Fakturierung
KI-gestützte Preisoptimierung
Zukünftige Systeme werden Machine Learning nutzen, um optimale Stundensätze vorzuschlagen basierend auf Projektart, Kundensegment und Marktsituation. Automatische Preisanpassungen können Profitabilität weiter steigern.
Predictive Invoicing
Basierend auf historischen Daten und aktuellem Projektstatus könnten Systeme zukünftige Rechnungsvolumina vorhersagen und automatisch Rechnungen generieren, sobald definierte Schwellwerte erreicht sind.
Tiefere Integration mit Jira Automation
Workflow-Trigger in Jira (z.B. “Ticket auf ‘Done’ gesetzt”) könnten automatisch Fakturierungsprozesse anstoßen. Noch engere Verzahnung zwischen Projektmanagement und Billing wird den Automatisierungsgrad weiter erhöhen.
Blockchain-basierte Rechnungsarchivierung
Für maximale Revisionssicherheit könnten Rechnungen in unveränderlichen Blockchain-Ledgern gespeichert werden, was Manipulationen vollständig ausschließt.
Fazit: Ihr Weg zum effizienten Jira Faktura System
Ein Jira Faktura System ist mehr als ein praktisches Tool – es ist ein strategischer Hebel für profitables Wachstum. Die Verbindung von Projektmanagement und Rechnungsstellung eliminiert ineffiziente Prozesse, reduziert Fehlerquoten und verbessert die finanzielle Planbarkeit.
BillingFactory bietet als spezialisierte Lösung alle Funktionen, die moderne projektbasierte Unternehmen benötigen: Nahtlose Jira-Integration, flexible Abrechnungsmodelle, rechtssichere Rechnungen und aussagekräftige Reports. Die Implementierung ist unkompliziert, der Return on Investment zeigt sich bereits nach wenigen Wochen.
Wenn Sie Ihre Abrechnung professionalisieren, mehr Zeit für produktive Arbeit gewinnen und gleichzeitig Ihren Cashflow optimieren möchten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, auf ein integriertes Jira Faktura System umzusteigen.
Kontakt: Haben Sie Fragen zur Integration von BillingFactory in Ihre bestehende Jira-Umgebung? Unser Team berät Sie gerne persönlich. E-Mail: info@billing-factory.de Website: www.billing-factory.de Telefon: 04131 927 948 0
Häufig gestellte Fragen zum Jira Faktura System
Was ist ein Jira Faktura System genau?
Ein Jira Faktura System ist eine Software-Lösung, die Zeiterfassungsdaten aus Jira automatisch in Rechnungen umwandelt. Es verbindet Projektmanagement mit Fakturierung, indem es erfasste Arbeitsstunden, Ticket-Informationen und Projektdaten aus Jira importiert und daraus professionelle, rechtskonforme Rechnungen generiert.
Das System eliminiert manuelle Übertragungen, berechnet automatisch Beträge basierend auf hinterlegten Stundensätzen und sorgt für eine lückenlose Dokumentation von der Projektarbeit bis zur Rechnung.
Funktioniert BillingFactory mit Tempo Timesheets?
Ja, BillingFactory unterstützt den Import von Zeitdaten aus Tempo Timesheets. Tempo ist eines der beliebtesten Zeiterfassungs-Plugins für Jira, und viele Teams nutzen es für präzise Zeitbuchungen.
Sie können Zeitdaten aus Tempo per CSV exportieren und in BillingFactory importieren. Für technisch versierte Teams ist auch eine automatisierte Integration über APIs möglich, sodass Daten regelmäßig synchronisiert werden ohne manuellen Export.
Kann ich unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Mitarbeiter verwenden?
Absolut. BillingFactory erlaubt die Hinterlegung von individuellen Stundensätzen auf verschiedenen Ebenen: pro Mitarbeiter, pro Rolle (z.B. Senior Developer, Junior Developer, Designer), pro Projekt oder pro Kunde.
Beim Import der Zeitdaten aus Jira ordnet das System automatisch den korrekten Stundensatz zu und berechnet die Rechnungsbeträge entsprechend. So können Sie flexible Preismodelle abbilden und gleichzeitig faire, transparente Abrechnungen erstellen.
Wie lange dauert die Einrichtung von BillingFactory?
Die Grundeinrichtung von BillingFactory dauert typischerweise 30-60 Minuten. Sie müssen Ihr Unternehmensprofil anlegen, Kunden und Projekte definieren sowie Stundensätze hinterlegen.
Die Konfiguration des Jira-Imports hängt von Ihrer Jira-Struktur ab. Bei einfachen Setups mit CSV-Import sind Sie in weiteren 30 Minuten startklar. Komplexere API-Integrationen können 2-4 Stunden in Anspruch nehmen. In jedem Fall ist keine Programmierkenntnisse erforderlich – die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet.
Sind die Rechnungen aus BillingFactory rechtssicher und GoBD-konform?
Ja, alle mit BillingFactory erstellten Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland. Das System berücksichtigt automatisch alle Pflichtangaben nach § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), darunter fortlaufende Rechnungsnummern, vollständige Unternehmensangaben, Steuernummer/USt-ID und korrekte Mehrwertsteuerausweise.
Die Archivierung erfolgt GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern), d.h. unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar. Dies erfüllt die Anforderungen für Betriebsprüfungen durch das Finanzamt.
Kann ich Rechnungen mit Ticket-Referenzen versehen?
Ja, BillingFactory bietet die Option, Rechnungspositionen mit Jira-Ticket-IDs zu verknüpfen. So kann auf der Rechnung beispielsweise stehen: "PROJ-1234: Implementierung Login-Funktion – 6,5 Stunden".
Diese Transparenz ist besonders wertvoll für Kunden, die nachvollziehen möchten, wofür genau sie bezahlen. Sie können die Detailtiefe selbst wählen – von zusammengefassten Monatsübersichten bis zu vollständig aufgeschlüsselten Einzelpositionen pro Ticket.
Was passiert, wenn Zeitbuchungen nachträglich in Jira geändert werden?
Es empfiehlt sich, einen festen Cut-off-Zeitpunkt zu definieren (z.B. "alle Zeiten müssen bis zum 25. des Monats final gebucht sein"). So vermeiden Sie nachträgliche Änderungen nach dem Rechnungsversand.
Falls dennoch Korrekturen erforderlich sind, können Sie in BillingFactory entweder Gutschriften für fehlerhafte Rechnungen erstellen oder die Anpassung in der nächsten Rechnung vornehmen. Das System protokolliert alle Änderungen für vollständige Nachvollziehbarkeit.
Unterstützt BillingFactory auch internationale Kunden und Reverse Charge?
Ja, BillingFactory unterstützt verschiedene Abrechnungsszenarien für internationale Geschäftsbeziehungen. Für B2B-Kunden innerhalb der EU wird das Reverse-Charge-Verfahren automatisch angewendet, wenn Sie die USt-ID des Kunden hinterlegen.
Für Kunden außerhalb der EU können Sie steuerfreie Rechnungen nach § 4 Nr. 1 UStG erstellen. Das System generiert automatisch die korrekten Steuerhinweise und Formulierungen auf den Rechnungen.
Welche Abrechnungsmodelle unterstützt BillingFactory?
BillingFactory ist flexibel konzipiert und unterstützt verschiedene Abrechnungsformen: Time & Material (Abrechnung nach tatsächlich geleisteten Stunden), Fixed Price (Festpreisprojekte mit Meilenstein-Rechnungen), Retainer-Modelle (monatliche Stundenkontingente) und Mischformen.
Sie können für verschiedene Kunden unterschiedliche Modelle nutzen und auch innerhalb eines Projekts verschiedene Positionen kombinieren – z.B. eine Grundpauschale plus zusätzliche Stunden nach Aufwand.
Kann ich mit BillingFactory auch Angebote und Kostenvoranschläge erstellen?
Ja, BillingFactory bietet neben der Rechnungserstellung auch Funktionen für Angebote und Kostenvoranschläge. Sie können geschätzte Projektaufwände kalkulieren, Angebote mit definierten Positionen und Preisen erstellen und diese direkt aus dem System heraus versenden.
Nach Auftragserteilung können Sie das Angebot in ein Projekt umwandeln und später die tatsächlichen Zeiten aus Jira gegen das kalkulierte Budget abrechnen. So haben Sie Angebot und Abrechnung in einem System und behalten die volle Kontrolle über die Projektrentabilität.
Hinweis: Dieser Artikel wurde auf Basis aktueller Best Practices im Projektmanagement und der Rechnungsstellung erstellt. Die genannten Funktionen beziehen sich auf den Stand November 2025. Für individuelle Beratung zu Ihrem spezifischen Setup kontaktieren Sie uns gerne direkt.
