Die effiziente Auftragsbearbeitung ist das Rückgrat jedes erfolgreichen Unternehmens. Viele Organisationen nutzen bereits Atlassian Jira als zentrale Plattform für Projektmanagement und Ticketverwaltung. Doch während Jira hervorragend darin ist, Aufgaben zu organisieren und Teams zu koordinieren, endet die Funktionalität oft dort, wo die Rechnungsstellung beginnt. Genau hier setzt BillingFactory an und schließt die Lücke zwischen Projektmanagement und automatisierter Abrechnung.
In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Jira optimal für die Auftragsbearbeitung einsetzen und wie BillingFactory als intelligente Ergänzung Ihre Jira-Projekte und Tickets nahtlos in korrekte, professionelle Rechnungen verwandelt – vollautomatisch und fehlerfrei.
Was ist Jira Auftragsbearbeitung?
Jira Auftragsbearbeitung bezeichnet den Prozess, bei dem Unternehmen das Atlassian Jira-System nutzen, um Kundenaufträge, Projekte und Arbeitspakete zu verwalten. Dabei werden eingehende Anfragen in Tickets umgewandelt, die dann durch verschiedene Workflow-Stufen wie “In Bearbeitung”, “Qualitätsprüfung” und “Abgeschlossen” wandern.
Die klassische Jira-Auftragsbearbeitung umfasst:
- Ticket-Erstellung: Kundenanfragen werden als Jira-Issues angelegt
- Aufgabenzuweisung: Tickets werden den entsprechenden Teammitgliedern zugeordnet
- Zeiterfassung: Arbeitszeiten werden direkt im Ticket protokolliert
- Status-Tracking: Der Fortschritt wird über Kanban- oder Scrum-Boards visualisiert
- Projekt-Organisation: Zusammenhängende Tickets werden in Projekten gebündelt
Während Jira exzellent für die operative Auftragsabwicklung ist, fehlt eine nahtlose Integration zur Rechnungsstellung – ein Problem, das viele Dienstleister täglich erleben.
Herausforderungen bei der klassischen Jira-Abrechnung
Unternehmen, die Jira für die Auftragsbearbeitung nutzen, stehen regelmäßig vor denselben Herausforderungen, wenn es um die Rechnungsstellung geht:
Manuelle Datenübertragung
Die erfassten Arbeitszeiten, Aufgabenbeschreibungen und Projektdaten müssen manuell aus Jira exportiert und in ein separates Rechnungsprogramm übertragen werden. Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Medienbrüche in der Prozesskette
Zwischen Projektmanagement in Jira und Rechnungsstellung in einem anderen System entstehen Medienbrüche. Informationen gehen verloren, Aktualisierungen werden vergessen, und die Nachvollziehbarkeit leidet.
Inkonsistente Daten
Wenn Projektdaten in mehreren Systemen gepflegt werden, sind Inkonsistenzen vorprogrammiert. Wurden alle Nachträge erfasst? Stimmen die Stundensätze? Sind alle abrechenbaren Tickets berücksichtigt?
Verzögerte Rechnungsstellung
Der manuelle Aufwand führt dazu, dass Rechnungen oft erst Tage oder Wochen nach Projektabschluss erstellt werden. Das bindet Liquidität und verzögert den Zahlungseingang.
Fehlende Automatisierung
Wiederkehrende Aufträge müssen jedes Mal manuell abgerechnet werden. Eine intelligente Automatisierung basierend auf Jira-Workflows fehlt in den meisten Setups.
BillingFactory: Die intelligente Brücke zwischen Jira und Rechnung
BillingFactory wurde entwickelt, um genau diese Lücke zu schließen. Die Plattform verbindet sich nahtlos mit Ihrem Jira-System und transformiert Ihre Projektdaten automatisch in rechtskonform formatierte Rechnungen.
Kernfunktionen der Jira-Integration
Automatische Datenübernahme: BillingFactory liest Ihre Jira-Tickets, Zeitbuchungen und Projektinformationen automatisch aus und ordnet sie den entsprechenden Kunden zu.
Intelligentes Mapping: Die Software erkennt, welche Tickets abrechenbar sind, wendet die korrekten Stundensätze an und gruppiert zusammengehörige Leistungen.
Workflow-basierte Automatisierung: Definieren Sie Regeln wie “Wenn Ticket-Status auf ‘Abgeschlossen’ wechselt, dann zur Rechnung hinzufügen”. So werden abrechenbare Leistungen nie vergessen.
Flexible Abrechnungsmodelle: Ob Festpreis, Zeit- und Materialabrechnung oder gemischte Modelle – BillingFactory unterstützt alle gängigen Abrechnungsformen basierend auf Ihren Jira-Daten.
Echtzeit-Synchronisation: Änderungen in Jira werden in Echtzeit synchronisiert, sodass Ihre Rechnungsdaten immer aktuell sind.
So funktioniert die Jira Auftragsbearbeitung mit BillingFactory
Der Workflow ist denkbar einfach und integriert sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse:
Schritt 1: Jira-Verbindung einrichten
Verbinden Sie BillingFactory einmalig mit Ihrem Jira-System über die sichere API-Schnittstelle. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten und erfordert keine technischen Spezialkenntnisse.
Schritt 2: Abrechnungsregeln definieren
Legen Sie fest, welche Jira-Projekte, Tickets oder Labels abrechenbar sind. Definieren Sie Stundensätze pro Rolle, Projekt oder Kunde und bestimmen Sie, welche Informationen auf der Rechnung erscheinen sollen.
Schritt 3: Aufträge in Jira bearbeiten
Ihr Team arbeitet wie gewohnt in Jira: Tickets werden erstellt, bearbeitet, mit Zeitaufwand versehen und durch die üblichen Workflow-Stufen bewegt.
Schritt 4: Automatische Rechnungserstellung
Sobald ein Ticket oder Projekt den Status “Abrechenbar” erreicht, übernimmt BillingFactory automatisch. Die erfassten Zeiten werden mit den hinterlegten Stundensätzen multipliziert, Beschreibungen werden übernommen, und eine Rechnungsvorschau wird generiert.
Schritt 5: Prüfung und Versand
Sie prüfen die automatisch erstellte Rechnung, nehmen bei Bedarf letzte Anpassungen vor und versenden sie direkt aus BillingFactory heraus – per E-Mail oder als PDF-Download.
Schritt 6: Status-Rückmeldung
Der Rechnungsstatus wird zurück in Jira synchronisiert. Sie sehen auf einen Blick, welche Projekte bereits abgerechnet wurden und welche Zahlungen noch ausstehen.
Vorteile der automatisierten Jira Auftragsbearbeitung
Die Integration von BillingFactory in Ihre Jira-basierte Auftragsbearbeitung bringt messbare Vorteile:
Zeitersparnis von bis zu 75 Prozent
Was früher Stunden manueller Arbeit erforderte, geschieht jetzt in wenigen Minuten. Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren statt auf Datentransfer.
Fehlerreduktion um über 90 Prozent
Automatische Datenübernahme eliminiert Tippfehler, vergessene Positionen und Rechenfehler. Die Rechnung ist mathematisch korrekt und basiert auf validierten Jira-Daten.
Schnellerer Zahlungseingang
Rechnungen werden direkt nach Leistungserbringung erstellt und versendet. Das verkürzt die Zahlungszyklen und verbessert die Liquidität.
Vollständige Transparenz
Jede Rechnungsposition ist direkt mit dem entsprechenden Jira-Ticket verknüpft. Bei Rückfragen können Sie sofort die zugrundeliegenden Arbeiten nachweisen.
Skalierbarkeit
Egal ob Sie 10 oder 1.000 Tickets pro Monat abrechnen – die Automatisierung skaliert mit Ihrem Geschäft ohne zusätzlichen Aufwand.
Compliance und Rechtssicherheit
BillingFactory stellt sicher, dass alle Rechnungen den deutschen Rechnungsanforderungen entsprechen, inklusive fortlaufender Rechnungsnummer, korrekter Umsatzsteuer und vollständiger Pflichtangaben.
Best Practices für die Jira Auftragsbearbeitung
Um das Maximum aus der Kombination von Jira und BillingFactory herauszuholen, empfehlen wir folgende Best Practices:
Strukturierte Projektnamen und Labels
Nutzen Sie konsistente Namenskonventionen für Projekte und aussagekräftige Labels wie “Abrechenbar”, “Intern” oder “Nicht-Abrechenbar”. Das erleichtert die automatische Filterung.
Detaillierte Ticket-Beschreibungen
Formulieren Sie Ticket-Beschreibungen so, dass sie auch auf einer Rechnung verständlich sind. “Login-Bug behoben” ist besser als “Bug #123 gefixt”.
Konsequente Zeiterfassung
Erfassen Sie Arbeitszeiten direkt im Ticket. Je genauer die Zeiterfassung in Jira, desto präziser die Abrechnung.
Klare Workflow-Stufen
Definieren Sie einen eindeutigen Status wie “Bereit zur Abrechnung”, der signalisiert, dass ein Ticket in die Rechnung aufgenommen werden soll.
Regelmäßige Abstimmung
Prüfen Sie wöchentlich oder monatlich, welche abgeschlossenen Tickets noch nicht abgerechnet wurden. BillingFactory bietet dafür übersichtliche Dashboards.
Kunden-spezifische Konfiguration
Richten Sie für wichtige Kunden spezielle Abrechnungsregeln ein – etwa individuelle Stundensätze, besondere Rechnungsformate oder spezielle Leistungsbeschreibungen.
Typische Anwendungsfälle
Die Kombination aus Jira Auftragsbearbeitung und BillingFactory eignet sich besonders für:
IT-Dienstleister und Softwareentwicklung
Entwicklerteams tracken ihre Arbeit in Jira-Sprints. Nach jedem Sprint werden abgeschlossene User Stories automatisch zur Kundenrechnung zusammengefasst.
Agenturen und Beratungen
Marketing-, Design- oder Unternehmensberatungen verwalten Kundenprojekte in Jira. Jede abgeschlossene Aufgabe wird nach Zeitaufwand abgerechnet.
Support- und Service-Teams
Technischer Support erfasst Tickets in Jira. Premium-Kunden erhalten monatliche Abrechnungen basierend auf gelösten Tickets und investierter Zeit.
Managed-Service-Provider
MSPs verwalten IT-Infrastruktur und dokumentieren alle Aktivitäten in Jira. Die monatliche Abrechnung erfolgt automatisch basierend auf SLAs und tatsächlich erbrachten Leistungen.
Projektgeschäft mit Festpreisen
Auch bei Festpreis-Projekten hilft die Integration: Sie sehen transparent, ob das Budget eingehalten wird, und können Nachträge separat abrechnen.
Integration in bestehende Systeme
BillingFactory lässt sich nicht nur mit Jira verbinden, sondern integriert sich in Ihre gesamte Systemlandschaft:
Buchhaltungssoftware
Export zu DATEV, Lexoffice, sevDesk oder anderen Buchhaltungsprogrammen per Schnittstelle oder standardisiertem Format.
CRM-Systeme
Kundendaten können aus Salesforce, HubSpot oder anderen CRMs importiert werden, sodass Rechnungsempfänger automatisch korrekt adressiert sind.
Zeiterfassungssysteme
Falls Sie neben Jira auch dedizierte Zeiterfassungstools wie Toggl oder Clockify nutzen, können diese Daten ebenfalls einfließen.
E-Mail und Dokumentenmanagement
Rechnungen werden direkt per E-Mail versendet und können automatisch in Ihr DMS-System archiviert werden.
Kostenersparnis durch Automatisierung
Eine realistische Kalkulation zeigt das Einsparpotenzial:
Beispielrechnung für ein mittelständisches IT-Unternehmen:
- 200 abrechenbare Tickets pro Monat
- Manueller Aufwand pro Rechnung: 15 Minuten
- Stundensatz Sachbearbeiter: 45 Euro
Ohne Automatisierung:
- 200 Tickets × 15 Minuten = 50 Stunden
- 50 Stunden × 45 Euro = 2.250 Euro monatlich
- 27.000 Euro jährlich nur für manuelle Rechnungsstellung
Mit BillingFactory:
- Automatisierungsgrad: 90 Prozent
- Verbleibender Aufwand: 5 Stunden monatlich
- 5 Stunden × 45 Euro = 225 Euro monatlich
- 2.700 Euro jährlich
Ersparnis: 24.300 Euro pro Jahr – und das ohne Berücksichtigung reduzierter Fehlerkosten und schnellerem Zahlungseingang.
Datenschutz und Sicherheit
Bei der Verarbeitung sensibler Geschäftsdaten sind Datenschutz und Sicherheit entscheidend:
Verschlüsselte Verbindungen: Alle Datenübertragungen zwischen Jira und BillingFactory erfolgen über sichere HTTPS-Verbindungen mit TLS-Verschlüsselung.
DSGVO-Konformität: BillingFactory ist vollständig DSGVO-konform. Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert.
Granulare Zugriffsrechte: Definieren Sie genau, welche Mitarbeiter auf welche Daten und Funktionen zugreifen dürfen.
Audit-Protokolle: Alle Änderungen werden protokolliert und sind für Compliance-Zwecke nachvollziehbar.
Regelmäßige Backups: Ihre Daten werden automatisch gesichert und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Migration und Onboarding
Der Einstieg in die automatisierte Jira Auftragsbearbeitung mit BillingFactory ist unkompliziert:
Testphase
Starten Sie mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase. Verbinden Sie Ihr Jira-System, importieren Sie einige Testprojekte und erstellen Sie Ihre ersten automatischen Rechnungen.
Schulung und Support
Das BillingFactory-Team bietet Onboarding-Webinare und individuelle Schulungen an. Sie werden Schritt für Schritt durch die Einrichtung geführt.
Schrittweise Einführung
Sie müssen nicht von heute auf morgen alles umstellen. Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, sammeln Sie Erfahrungen und rollen Sie die Lösung dann auf weitere Bereiche aus.
Datenimport
Historische Daten können bei Bedarf importiert werden, sodass Sie auch rückwirkend Auswertungen fahren können.
Kontinuierliche Optimierung
Nach dem Go-Live unterstützt Sie der Support dabei, Ihre Workflows kontinuierlich zu optimieren und neue Automatisierungspotenziale zu heben.
Zukunft der Auftragsbearbeitung
Die Digitalisierung der Auftragsbearbeitung ist kein Zukunftstrend mehr, sondern heute bereits Standard in führenden Unternehmen. Wer weiterhin manuelle Prozesse nutzt, verliert an Wettbewerbsfähigkeit.
Die Integration von Projektmanagement-Tools wie Jira mit intelligenten Abrechnungssystemen wie BillingFactory ist der nächste logische Schritt. Künstliche Intelligenz wird diese Prozesse weiter optimieren – etwa durch automatische Erkennung abrechenbarer Leistungen oder Vorhersage von Projektbudgets.
Unternehmen, die jetzt automatisieren, schaffen die Grundlage für profitables Wachstum ohne proportionale Zunahme administrativer Tätigkeiten.
Häufig gestellte Fragen zur Jira Auftragsbearbeitung
Kann BillingFactory mit selbst gehosteten Jira-Instanzen (Jira Server/Data Center) arbeiten?
Ja, BillingFactory unterstützt sowohl Jira Cloud als auch selbst gehostete Jira Server und Jira Data Center Installationen. Die Verbindung erfolgt über die offizielle Atlassian REST-API, die in allen Varianten verfügbar ist.
Bei selbst gehosteten Systemen müssen Sie lediglich sicherstellen, dass die API von außen erreichbar ist oder eine sichere VPN-Verbindung eingerichtet wird. Unser Support-Team hilft Ihnen bei der Konfiguration.
Werden Änderungen an Jira-Tickets automatisch in bereits erstellten Rechnungen berücksichtigt?
BillingFactory unterscheidet zwischen Entwürfen und finalisierten Rechnungen. Solange eine Rechnung im Entwurfsstatus ist, werden Änderungen an den zugrunde liegenden Jira-Tickets in Echtzeit übernommen.
Sobald eine Rechnung finalisiert und versendet wurde, wird sie eingefroren und kann nicht mehr durch Jira-Änderungen beeinflusst werden. Dies stellt sicher, dass bereits versendete Rechnungen konsistent bleiben. Bei notwendigen Korrekturen können Sie Storno-Rechnungen oder korrigierte Rechnungen erstellen.
Wie werden unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Rollen oder Projekte verwaltet?
BillingFactory bietet flexible Stundensatz-Management-Optionen. Sie können Standardsätze pro Benutzer, Rolle, Projekt oder sogar Kunde hinterlegen. Das System wendet automatisch den spezifischsten Satz an.
Beispiel: Wenn für "Kunde A, Projekt X, Senior Developer" ein Satz von 120 Euro hinterlegt ist, dieser aber für "Kunde A, alle Projekte, Senior Developer" nur 110 Euro beträgt, wird der höhere projektspezifische Satz verwendet. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Preisstrukturen.
Kann ich bestimmte Jira-Tickets von der Abrechnung ausschließen?
Absolut. Sie können auf verschiedenen Ebenen filtern: über Projekt-Keys, Issue-Typen, Labels, Custom Fields oder spezielle Status-Kategorien. Ein gängiger Ansatz ist die Nutzung eines Labels wie "Nicht-Abrechenbar" oder "Internal".
Zusätzlich können Sie auch nachträglich einzelne Tickets manuell von einer Rechnung entfernen, bevor diese finalisiert wird. Die Flexibilität ist maximal, sodass Sie für jeden Anwendungsfall die passende Regelung finden.
Unterstützt BillingFactory auch Festpreis-Projekte oder nur Zeit- und Materialabrechnung?
BillingFactory unterstützt alle gängigen Abrechnungsmodelle. Bei Festpreis-Projekten können Sie einen fixen Betrag mit dem Jira-Projekt verknüpfen, der bei Abschluss automatisch abgerechnet wird.
Besonders praktisch bei agilen Projekten: Sie können Basis-Festpreise mit optionalen Zeit-und-Material-Nachträgen kombinieren. So rechnen Sie etwa den ursprünglich vereinbarten Scope als Festpreis ab, während zusätzliche Change Requests nach Aufwand berechnet werden – alles automatisch basierend auf Ihren Jira-Daten.
Wie verhält sich BillingFactory bei mehrsprachigen Projekten oder internationalen Kunden?
BillingFactory bietet umfassende Mehrsprachen-Unterstützung. Sie können für jeden Kunden eine bevorzugte Sprache hinterlegen, in der Rechnungen automatisch erstellt werden. Aktuell werden Deutsch, Englisch und weitere europäische Sprachen unterstützt.
Bei internationalen Kunden werden auch Währungen, Steuerregelungen und länderspezifische Rechnungsanforderungen berücksichtigt. Die Ticket-Beschreibungen aus Jira bleiben in der Originalsprache, während Standardtexte, Steuersätze und rechtliche Hinweise automatisch lokalisiert werden.
Welche Jira-Felder werden standardmäßig in die Rechnung übernommen?
Standardmäßig übernimmt BillingFactory folgende Felder: Ticket-Titel (Summary), Beschreibung (Description), erfasste Zeit (Time Tracking), Assignee und Projekt-Name. Diese Informationen bilden die Basis für Rechnungspositionen.
Sie können jedoch flexibel konfigurieren, welche Felder übernommen werden sollen. Auch Custom Fields können genutzt werden – beispielsweise wenn Sie dort Kundenprojekt-Nummern oder Kostenstellen pflegen, die auf der Rechnung erscheinen sollen. Die Zuordnung erfolgt per Drag-and-Drop-Mapping.
Gibt es eine Möglichkeit, Rechnungen vor dem Versand automatisch prüfen zu lassen?
Ja, BillingFactory bietet einen optionalen Genehmigungs-Workflow. Sie können festlegen, dass Rechnungen ab einem bestimmten Betrag oder für bestimmte Kunden vor dem Versand durch einen Manager geprüft werden müssen.
Zusätzlich führt das System automatische Plausibilitätsprüfungen durch: Sind alle Pflichtangaben vorhanden? Stimmen die Berechnungen? Liegt der Betrag im erwarteten Rahmen? Werden Unregelmäßigkeiten erkannt, erhalten Sie eine Warnung und können die Rechnung vor dem Versand korrigieren.
Fazit: Effizienzsprung durch intelligente Automatisierung
Die Kombination aus Jira Auftragsbearbeitung und BillingFactory ist mehr als die Summe ihrer Teile. Während Jira Ihre Projekte und Aufgaben perfekt organisiert, übersetzt BillingFactory diese operative Exzellenz nahtlos in finanzielle Ergebnisse – ohne manuelle Zwischenschritte, ohne Fehler, ohne Verzögerungen.
Unternehmen, die diesen Schritt gehen, berichten übereinstimmend von massiven Zeitersparnissen, höherer Rechnungsgenauigkeit und schnellerem Zahlungseingang. Die initiale Investition in die Einrichtung amortisiert sich typischerweise bereits im ersten Monat.
In einer Zeit, in der Fachkräfte knapp und teuer sind, können Sie es sich nicht leisten, qualifizierte Mitarbeiter mit repetitiven Administrationsaufgaben zu beschäftigen. Automatisierung ist nicht länger ein Nice-to-have, sondern eine Notwendigkeit für wettbewerbsfähige Unternehmen.
Nächste Schritte
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Kontaktieren Sie uns:
- E-Mail: info@billing-factory.de
- Website: www.billing-factory.de
Unser Team steht Ihnen gerne für eine persönliche Demo und Beratung zur Verfügung. Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, welches Einsparpotenzial in Ihren Prozessen steckt und wie Sie dieses mit BillingFactory heben können.
Die Zukunft der Auftragsbearbeitung ist automatisiert, vernetzt und effizient. Seien Sie dabei.
